「日々の書類管理や郵便物の対応が多すぎて、本来の業務に集中できない……」「事務作業の効率化って具体的に何から始めればいいの？」このような課題を抱える事務担当者や中小企業経営者の方は少なくありません。
本記事では、事務作業の現状や課題、効率化によるメリット、導入方法・成功のポイント、さらには具体的な事例までを分かりやすく解説します。ぜひ最後までご覧いただき、業務効率化のヒントを見つけてください。
事務作業とは
事務作業とは
事務作業は、会社を支えるサポート業務全般を指します。具体的には、総務・経理・人事・労務・営業事務などが代表的な例です。
- 総務: 郵便物の管理、備品購入、社内行事の運営など
- 経理: 請求書や経費精算、入出金管理、給与計算など
- 人事・労務: 採用活動、勤怠管理、社会保険手続きなど
- 営業事務: 見積書作成、受発注管理、電話対応など
これら事務作業は、企業運営に欠かせない「縁の下の力持ち」のような存在です。しかし、多岐にわたる業務領域があるため、常に人手や時間が足りないといった悩みを抱えがちです。
事務作業における課題
属人化
特定の人しかわからない業務フローやノウハウは、引き継ぎがスムーズにいかなかったり、その人が休暇や退職をした際に業務が滞るリスクを高めます。属人化は企業内の情報共有不足が原因の場合が多く、近年では重要な改善ポイントとして注目を集めています。
属人化について、詳しくは属人化を解消し、組織力を高めるには？をお読みください。
アナログ業務が多い
紙の書類やFAXなど、アナログ作業が中心の企業では、扱う情報量が増えるほど物理的な保管スペースや管理コストがかさみます。必要な書類を探すのにも時間がかかり、データ化していないため紛失リスクも高まります。
定型・ルーチンワークの多さ
同じような処理を繰り返す定型業務やルーチンワークは、社員のモチベーションを下げる要因になりやすいです。また、人の手で行うためヒューマンエラーが起こりがちで、結果として生産性を低下させてしまいます。
人手不足
日本では少子高齢化に伴い、生産年齢人口（15～64歳）が今後も減少傾向にあります。事務作業を担う人材を確保するのが難しくなる中、限られた人員で効率的に業務を行う仕組みづくりが急務となっています。
効率化のメリット
コスト削減
- 時間コスト: 単純作業を削減できれば、社員がより付加価値の高い業務に時間を使えます。
- 直接経費: 紙の印刷費や郵送費、保管費が減れば、固定費の削減につながります。
生産性の向上
ルーチンワークやアナログ作業を減らすことで、作業ミス（ヒューマンエラー）の減少や、重要業務に時間を割くことが可能になります。結果として、企業全体の売上や利益を伸ばす好循環が生まれます。
効率化の方法
業務プロセスの見直し・標準化
まずは現状の業務フローを可視化し、不要なステップや重複作業を洗い出すことが重要です。担当者の頭の中だけにあるルールや手順を文書化し、誰でも同じ品質で作業できるように標準化することで、属人化の解消にもつながります。
ITシステムの導入
- グループウェア・コミュニケーションツール: 社内・社外問わず情報共有を効率化
- 電子決済・電子契約: 紙や印鑑の手間を大幅削減
- RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）: 定型業務の自動化
クラウド型のサービスは初期投資コストを抑えられるため、導入しやすいメリットがあります。
事務作業のアウトソーシング
一部またはすべての事務作業をBPO（Business Process Outsourcing）やオンラインアシスタントに委託する方法も検討に値します。自社のコア業務に経営資源を集中でき、固定費（人件費）を変動費化できる点が魅力です。
効率化を成功させるポイント
全体像の把握
どの業務がどのくらい時間を要しているか、どんな課題があるのかを可視化・数値化しましょう。優先度をつけて順番に対応することで、スムーズな改善が進められます。
明確な目標設定
「作業時間を◯％削減」「エラーを◯件減少させる」など、具体的な目標（KPI）を設定します。目標が明確になることで、プロジェクトチームや関係者のモチベーションを高める効果も期待できます。
業務の削減、標準化
- 無駄な業務の排除: “今まで何となく続けていた”作業はないか？
- プロセス整理: 標準化マニュアルを作成し、新入社員でも短期間で対応できる体制づくりを目指す。
適切なツールの選定と導入
コスト面や機能要件だけでなく、ユーザビリティや既存システムとの連携のしやすさも重視しましょう。使い勝手が悪いと社内浸透が進まず、導入効果が得られにくくなります。
継続的な改善サイクル
一度導入して終わりではなく、定期的に効果を検証しアップデートしていく姿勢が大切です。小さな問題点に気づいたら早期に修正し、常に最適な運用を目指してください。
具体的な事例
株式会社リノメタル
- 取り組み内容: 5年で28個ものクラウドサービスを導入
- 成果: 月の工数を268.6時間削減し、ミス件数を358件減少
- ポイント: 多角的にクラウドサービスを活用し、社内のデジタル化を一気に推進
株式会社ASAHI Accounting Robot研究所
- 取り組み内容: 197のRPAロボットを開発・導入
- 成果: 社員が付加価値の高い業務に集中し、経営資源の最適配分を実現
- ポイント: 単純作業や繰り返し業務を自動化し、人間が本来行うべき仕事に注力
福島コンピューターシステム株式会社
- 取り組み内容: 契約書・請求書・FAXをデジタル化
- 成果: 紙の使用量を約46.8％削減し、契約スピードも大幅に向上
- ポイント: アナログ業務を根本から見直し、紙文化からの脱却を実践
まとめ
事務作業は企業にとって必要不可欠な業務である一方、属人化やアナログ中心の文化、定型作業の多さなど、多くの課題を抱えがちです。これらの課題を解消し、デジタル化やアウトソーシングなどを活用することで、コスト削減と生産性向上が期待できます。
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