テレワークで最適な環境を構築するには？用意するものを具体的に解説！

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クラウド郵便atenaライターチームです。

働き方改革によってテレワークの推進が進められてきました。一昔前は自宅で仕事をするなど、考えられなかったことですが、現在の働き方の主流となっているのが事実です。職場の快適な環境を自宅にも取り入れようとしている人は多いでしょう。

本記事では、テレワークの環境整備の重要性が高まってきた背景や理由、最適な環境整備について解説します。また、テレワーク環境で準備した方が良いものについても紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。

高まりつつあるテレワーク環境の重要性

テレワークによって環境を整えさせるのは面倒臭いと感じるかもしれません。しかし、テレワークによって生産性が低下したり、いつものように作業ができないといった弊害が生じている事例もあります。

テレワーク環境を整えることで、業務を同様のクオリティで行わせることができるため、環境を整えることは重要です。また、オフィスの経費削減にもつながるため、会社にとってもテレワーク環境設備は重要だといえるでしょう。

テレワークで環境整備が重要視されている理由

上述した通り、テレワークを導入する際に環境を整備することは必要不可欠です。ここでは、環境整備が重要視されている理由を4つ紹介します。

環境によって業務効率が変わるため

オフィスと自宅では仕事環境が大きく異なります。具体的には、インターネット・パソコンのスペックなど物理的な違いと、上司の姿がないといったような精神的な違いもあるでしょう。

これらの違いがデメリットになってしまうケースもあるため、業務を会社と同様に進められる環境整備が重要なのです。

業務環境はモチベーションに大きく関わるため

従業員の環境整備によってモチベーションに大きな変化があります。特に、整ったオフィスを用意している企業の場合は、自宅での仕事に対して環境のギャップを感じ、やる気を損ねてしまうケースがあるかもしれません。

また、デスクが整っていないと、業務以外の趣味に気を取られてしまうこともあり、デメリットになることが多いです。

仕事のオン・オフを切り替えるのに効果的なため

従業員の自宅に、集中しやすい環境を整えることでオン・オフの切り替えがうまくいくようになります。テレワークは良くも悪くも気張らずに作業できる環境であるため、うまく活かさなければ業務の効率を下げることにつながるでしょう。

仕事のオン・オフをしっかりと切り替えられる環境であれば、仕事に集中して取り組めるのではないでしょうか。

長時間集中するには環境が大切であるため

自宅では作業に集中できないという人もいるでしょう。そのような場合、業績に大きなダメージを与えてしまう危険性があります。

会社が主体となって積極的にテレワーク環境を推進することで、長時間集中できる状態を作り出せるため、会社の業績貢献に大きく役立つでしょう。

テレワークに適した環境整備とは

テレワークに適した環境を整備する重要性については、理解いただけたと思います。とはいえ、どのような環境がテレワークに向いているのかわからない方もいるのではないでしょうか。ここでは、テレワークに適した環境を整える上で心がけるべき項目を3つ紹介します。

通常業務を不自由なく行える

テレワークに向いた環境とは、「自宅にいても通常通り業務を行える状態」です。企業が環境を整える場合は、この状態を目指す必要があるでしょう。

加えて、オフィスと同じような道具を導入したり、自宅からツールにアクセスしたりできるよう調整することが大切です。また、使用感が複雑なツールは使用方法をテキストにまとめて社内の誰でもが確認できる状態を目指しましょう。

テレワークでもコミュニケーションが取りやすい

テレワークには、コミュニケーションが取りづらいと言う課題が残ります。そのため、インターネット環境はもちろん、ミーティングなどオンラインで完結できるような環境を整えて、従業員がコミュニケーションを取りやすい状態を目指すことも重要です。

また、業務に関する疑問を感じた場合、会社にいればいつでも解消できますが、一人では聞きづらいといった問題点もあるかもしれません。

必要に応じてWeb会議ツールやビジネスチャットを導入し、コミュニケーションを円滑に進められる仕組みづくりを徹底することが大切です。

心身にストレスがかかりにくい

テレワーク環境を整える場合、心身的なストレスがかかりにくい環境を目指すことが重要です。具体的には、仕事用のデスクを整えたり、体に負担がかかりづらい椅子を導入させたりするなどの対策が必要でしょう。

また、道具の購入を個人に任せるのではなく、会社が主体となって環境整備を進めることで、すばやくテレワーク推進を進められます。

テレワークの環境で準備した方が良いもの

最後に、テレワークの環境を整備する上で準備したほうが良いものを8つ紹介します。環境整備に必要な道具を揃える予定の方は、ぜひ参考にしてみてください。

パソコン

まずは、テレワークを行う上で欠かせないのがパソコンです。自宅でも会社同様に作業できるスペックのパソコンを支給することが大切です。

また、自宅・仕事兼用のパソコンを導入すると、情報漏洩のリスクが高まります。セキュリティ面のことを考慮すると、会社用のパソコンを用意するのが無難だといえます。

個人使用のパソコンを使う場合でも、セキュリティリスクを最小化できる仕組みを整えることが大切です。

パソコンモニター

ノートパソコンを支給する場合、別途パソコンモニターも同時に支給するのが良いでしょう。ノートパソコンなどの小さい画面で作業すると、効率が下がるリスクがあるためです。

業種や仕事内容にもよりますが、長期的なことを考えるとパソコンモニターの導入によって業務効率化が進められます。

インターネット環境

テレワークでは、チャットのやり取りや会議などを行うため、会社からモバイルルータを支給するのがおすすめです。従業員が負担を感じ、会社に対しての不信感にもつながります。

会社でインターネットを契約すれば通常よりも安く済ませられることも多いため、ネットワークの支給も検討すべきです。

Webカメラ

Webカメラが搭載されていないパソコンの場合は、別途Webカメラの購入を検討しましょう。特に社外とWeb会議を頻繁に行う場合は、精度の高いカメラを導入することで顧客の信頼獲得にもつながります。そのほかにも、企業のブランド価値を上げることにもつながるため、Webカメラの購入は重要です。

ヘッドセット

ヘッドフォンにマイクが付属しているヘッドセットの導入もおすすめです。こちらもテレワーク会議でコミュニケーションをとりやすくするためです。

音質が悪い、声が聞き取りづらいといった問題は、自社にとってもデメリットが大きいですし、クライアントにも迷惑をかけてしまうケースがあります。問題を未然に防ぐために購入を検討するとよいでしょう。

オフィスチェア

腰・肩の負担によって業務に支障が出ていると感じる方は多いです。それらの負担を軽減するためにオフィスチェアの導入は欠かせません。

特に、個人でオフィスチェアを持っている人の方が少なく、導入しなければ、働きづらい環境でのテレワークを推奨することになります。経費で購入できるような手当金を出すことで、従業員は自宅でも安心して仕事ができるようになるでしょう。

デスク

オフィスチェアと同様にデスクも重要です。こちらも高さなど好みがあるため、手当から補完するのがおすすめ。もしくは、あらかじめ昇降型のものを支給して自由に調整できるようにしておくのもよいでしょう。

ITツール

テレワークで円滑なコミュニケーションをとるために、ITツールの導入は重要です。勤務時間や出退勤、残業管理などができるツールもあり、導入によって業務効率化が進められます。

また、従業員の勤務状況を確認することはテレワークにおいて非常に大切なことであるため、ツールの導入は必須と言えるでしょう。

まとめ

本記事では、テレワークの環境整備の重要性が高まってきた背景や理由、最適な環境整備、整備に必要な道具を紹介してきました。テレワークの導入においては、さまざまな物品が必要になります。とはいえ、これらを会社から支給することで、従業員は安心して働ける環境を手に入れられるでしょう。本記事の内容をもとに、テレワーク導入を進めてみてください。

テレワークを推進・導入する企業は増えてきました。東京都の調査によると都内企業ではテレワーク実施率が56.4％となり、従業員数300名以上の企業では73.2%と高い水準となっています。

企業単位ではテレワークが進む一方で、部署単位では総務・経理などのバックオフィス関連は、「交代制で週1日以上出社している」と回答した方が62.4％と、今だに出社率が高いことが分かります。

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