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クラウド郵便atenaライターチームです。
テレワークのコミュニケーション不足に悩む方は多いです。コミュニケーションの課題を解決するには、原因を究明し、工夫点を導き出す必要があるでしょう。
本記事では、テレワークにおけるコミュニケーションの課題や生まれる原因、工夫点、円滑化するツールなどを紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
テレワークにおけるコミュニケーションの課題
そもそも、テレワークのコミュニケーションにおいて、どのような課題があるのでしょうか。ここでは、生じやすい課題を5つ紹介します。
コミュニケーションが取りにくい
テレワークでは直接対面する機会が減ります。そのため、業務に関連する話など、必要最低限のコミュニケーションしかとれなくなってしまいがちです。オフィス勤務の場合、仕事が順調かどうか、プライベートではどのような生活を送っているかなど、コミュニケーションをとりながら、相手の性格や得意・不得意分野を探ることが可能です。
ところが、テレワークでは相手の状況や心境が分かりづらく、メールやチャットツールでのやりとりも増えるため、親睦を深める機会が少なくなってしまいます。また、文章だけのやりとりでは意思疎通が図りにくく、誤解が生じるケースも少なくないです。
勤務状況が確認しづらい
テレワークでは、従業員の始業時間や就業時間が分かりづらいという欠点があります。また、実際に行っている業務内容も分かりづらく、今どのような作業をしているのかを判断することが容易ではありません。
そのため、業務に取り組む姿勢がわからないことはもちろん、過労働や精神的な不安などの状況を読み取ることが困難となります。上司が部下の仕事に対してコミュニケーションをとりながら、部下がどのような問題を抱えているかの把握に努める必要があるでしょう。
ITリテラシーが必要
テレワーク導入には環境整備が必要です。椅子やパソコンなど、物理的に購入するものに関してはあまり差は発生しないものの、ITツールを新たに活用する企業においては問題が生じます。
必要なツールを導入せずにそのまま放置していると、生産性の低下につながることもあるため、注意が必要です。
従業員が不安を抱えてしまいがち
従業員は、コミュニケーションを円滑に図ることができません。そのため、悩みが生じても相談できない、連絡も取りづらいなどの悩みを抱えてしまいがちです。
実際に、従業員が孤独や不安を感じ、業務に集中できない状況となってしまうことも多く、離職につながることも珍しくありません。
セキュリティ対策が疎かになる
自宅で作業を続けている従業員の中には、ストレス発散や気分転換に、カフェやホテルなどで業務を行うケースがあるでしょう。
特に、カフェで業務を行なっている場合、背後からデータを盗み見されるケースがあります。また、総務省のテレワークセキュリティガイドラインにも記載されていますが、無料のWi-Fiを利用したことで情報を盗まれてしまう、というケースもあるようです。さらに、物理的にパソコンを忘れてしまい、盗まれてしまうリスクも考え得るでしょう。
セキュリティ対策に関するコミュニケーションが取れておらず、情報を取得されるケースもあるため、注意が必要です。
テレワーク中にコミュニケーションの課題が生まれる原因
テレワーク中にコミュニケーションの課題が生まれる原因には、どのようなものがあるでしょうか。ここでは、2つの原因についてみていきます。
テキストベースのやりとりになるため
対面でコミュニケーションをとる機会が、社内にいる時と比較して少なくなります。そのため、基本的にはメールやチャットなどのテキストベースでのやりとりになります。
これまでリアルなコミュニケーションをとっていた企業においては、急なテキストコミュニケーションには慣れないケースもあり、相手のニュアンスを読み取りづらいことがあるでしょう。そういった点でも、相互の間に認識の違いが生まれ、課題を感じてしまうこともあります。
コミュニケーションが最小限になる
テレワークでは、業務効率化を進める動きがあるため、気軽な雑談を行いづらいのも事実です。必然的に最低必要限の連絡以外のコミュニケーションは少なくなるでしょう。
その結果、連携を取りづらく、仕事へのモチベーションを高め合いづらくなってしまう可能性があります。そもそもどんな人と仕事をしているのか「人柄」が分からない状態で、相手を理解するのが難しくなってしまうためです。
テレワークのコミュニケーションで工夫すべき点
テレワークのコミュニケーションで工夫すべき点はどのような点でしょうか。ここでは5つの工夫点を紹介します。
状況を逐一報告できる体制を整える
まずは、状況を逐一共有できるようビジネスチャットを導入し、すぐに報告できる環境を整えることが大切です。そうすることで、相手が何をしているかがわかり、自分の状況も従業員に伝えることができます。
具体的には、カレンダーアプリを導入し社内の状況を確認できるようにすることも効果的です。無料で使用できるGoogleカレンダーなどもあるため、アプリを入れるだけですぐに改善できるでしょう。
社内でテレワーク機材を一斉購入する
テレワークに対応する際、どのような機材を導入すべきかわからない従業員もいます。また、テレワークに適さない機材を使用している従業員は、思うように仕事を進められないでしょう。
そのため、一斉に機材を購入し、従業員宅に配布するというのも1つの方法です。その方が企業にとって最適な機材を従業員の手に確実に届けられるため、生産性アップにもつながります。
ビデオ通話を使ってコミュニケーションをとる
ビデオ通話で顔を見ながらコミュニケーションをとることで、コミュニケーション不足を解消できます。特に、テレワークでは、チームに所属しているという実感や責任感が薄れがちです。その実感がないことにより、従業員がだらけてしまうケースもあるでしょう。
ビデオ通話を導入すると、チームに所属しているという実感が得られるためおすすめです。ただし、強制するのではなく、誰もが気軽に安心してコミュニケーションが取れる状態を目指すべきです。
チャットに雑談部屋を設ける
テレワークの疎外感を解消する方法として、チャットに雑談部屋を設ける方法があります。オフィスに出社している時のように、雑談ができるようなチャット部屋を用意することで、クリエイティブな発想を育てることにもつながります。
1対1のミーティングを行う
チーム面談だけでなく、1対1のミーティングも取り入れるべきです。テレワークでも濃密なコミュニケーションをとることで、従業員のモチベーション維持につながります。
上司に見てもらえていることを実感すれば、従業員も働きやすくなるはずです。
テレワークのコミュニケーションを円滑化するツール
最後に、テレワークのコミュニケーションを円滑化するツールについて紹介します。
ビジネスチャット
ビジネスのコミュニケーションには、ビジネス向けのチャットを用意するとよいでしょう。メールよりも使いやすく、情報共有に適しています。
また、セキュリティ対策に力を入れているものなど、さまざまな強みを持つものが用意されており、自社の求める機能によって選べます。
Web会議システム
Web会議システムは、インターネットを通じて動画・音声、資料共有などができる機能を持つツールです。ノートパソコン1台あればシステムを導入できるため、ハードルが低いでしょう。導入することで、ミーティング等を円滑に進められます。
勤怠管理ツールを導入する
テレワークは勤務状況が確認しづらいため、勤怠管理ツールを入れるのも1つの方法です。ツールの中には、勤務時間が過ぎたら自動でシャットダウンされるツールなどもあるため、過労働などを防ぐことができます。
まとめ
本記事では、テレワークにおけるコミュニケーションの課題や生まれる原因、工夫点、円滑化するツールなどを紹介しました。テレワークにおいてはコミュニケーション不足が起こりやすいです。そのため、様々な対策を講じてコミュニケーションを円滑に進めることが重要です。
テレワークを推進・導入する企業は増えてきました。東京都の調査によると都内企業ではテレワーク実施率が56.4％となり、従業員数300名以上の企業では73.2%と高い水準となっています。
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引用：【2022年・まん延防止期間】テレワーク実施率含む働き方に関する調査結果（東京都内勤務の正社員対象）
東京産業労働省 都内企業のテレワーク実施状況
