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クラウド郵便atenaライターチームです。
コロナの影響によって、リモートワークの必要性は広く認知されました。しかし、適切なリモートワーク環境を構築することは容易ではなく、現状を正確に理解する必要があります。
リモートワークの意味、種類、メリットなどを知ることが、結果的に必要な環境を作ることにつながるでしょう。本記事では、リモートワークの基本から導入方法、課題や必要ツールなどを解説します。
リモートワークとは？
リモートワークの意味・定義を知ることは、理解を深める第一歩です。以下を参考に、リモートワークの基本を把握しましょう。
リモートワークの意味
リモートワークとは、勤務している会社に行かずに離れた場所で仕事をする手法・スタイルのことです。
「remote」と「work」を合わせた言葉であり、直訳すると「離れた場所で働くこと」を意味します。
会社以外の場所で働くことを指すのが一般的ですが、明確な定義はありません。「テレワーク」も同じ意味を持ちますが、リモートワークはそれよりも新しい言葉として使われます。
リモートワークができる場所について
リモートワークができる場所には、自宅、カフェ、コワーキングスペースなどがあります。基本的に遠隔で仕事ができる場所なら、どこでもリモートワークは可能です。
自宅をメインに仕事をする場合には、「在宅勤務」と呼ばれることもあります。
リモートワークの現状について
リモートワークは日本社会に浸透しはじめていますが、具体的にどの程度実施されているのか知ることも重要です。以下では、リモートワークの現状について解説します。
日本全国のリモートワーク実施率は32.2%
日本全国のリモートワークの実施率は、内閣府が令和3年11月に発表した、「第4回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」によると、全体で32.2%となっています。地域で分類すると、東京23区が55.2%、地方圏は23.5%とかなりの差があることが分かるでしょう。
また、企業規模によっても数値に違いがあり、従業員の人数が多いほど実施率が高くなっています。
中小企業でもリモートワーク制度の導入が進んでいる
大企業と比較して差があるとはいえ、中小企業でもリモートワークの導入は進んでいます。専用の環境を整備するためのソフトや機器が充実しつつあるため、中小企業の規模に合ったものを選びやすくなっているのが理由です。
今後も企業規模に関わらず、さまざまな会社にリモートワークが定着していくことが予想されるでしょう。
リモートワークの種類について
リモートワークには、いくつかの種類に分類できます。以下を参考に、どのような種類があるのかを把握しておきましょう。
フルリモートワーク
フルリモートワークとは、すべての業務をリモートワークにする方法を指します。会社に出社しなくても、個々のパソコンだけで業務が完結する場合には、フルリモートワーク化も視野に入るでしょう。
事業の効率化に期待できる一方で、専用の環境整備などに大きなコストがかかることが予想されます。
ハイブリッドリモートワーク
ハイブリッドリモートワークとは、リモートワークとオフィスへの出社日を分けて、両方の仕事スタイルを併用する方法です。「週〇回はリモートワーク」といった形で設定することが多く、従業員ごとに出社日を割り振って対応します。
まずハイブリッドリモートワークを実施して、自社との相性や課題を確認する企業が多いです。
リモート・アウトソース
リモート・アウトソースとは、業務委託で依頼した外部の人材が出社せずに働く方法のことです。特定のプロジェクトにリソースが足りないときなどに、正規雇用をせずに人員補充を行えます。
外部の人間を会社に招くとなると、デスクの確保や社員証の準備などの手間がかかりますが、リモートワーク主体であれば業務委託の契約を結ぶだけで、すぐに仕事に参加してもらえます。
テンポラリー・リモートワーク
テンポラリー・リモートワークとは、一時的に遠隔地で仕事をする方法です。テンポラリーには「一時の」という意味があり、緊急的にリモートワークを採用する場合の方法として使われます。
例えば育児や介護などの理由で急遽会社に来られなくなった人が、その日だけリモートワークで仕事をするのが特徴です。
リモートワークのメリットについて
リモートワークの導入には、企業にとって多くのメリットがあります。以下からは、リモートワークを実施することによるメリットを解説します。
生産性の向上につながる
リモートワークの導入は、生産性の向上につながるメリットがあります。例えば出社のための通勤時間や、業務開始までの待ち時間をなくせるため、事業全体を効率化可能です。
緊急時の事業継続性も高まるため、災害時などに仕事がストップするリスクが低下します。
従業員の労働環境改善につながる
リモートワークをきっかけにして、従業員の労働環境改善につながる点もメリットです。自宅などで仕事ができる環境を作ることで、従業員が自分らしい働き方を実現しやすくなります。
通勤など業務に直接関係のない時間を省略できるため、従業員のストレス軽減にもなるでしょう。
さまざまな人材を採用できる
リモートワークを導入することで、場所を選ばずに人材を採用できるようになります。会社から近いかどうかなどは関係なく、能力重視で採用する人を選べるのがメリットです。
これまでは勤務地の問題で選考外となった人材も、採用対象としてみることができるでしょう。
無駄なコスト削減につながる
リモートワークで働く場所を会社に限定しないことで、さまざまなコストを削減できます。オフィスの家賃、光熱費、交通費などを削減できるため、会社のシェイプアップが可能です。
多くの資料がリモートワークのためにデジタル化されるため、ペーパーレス化のきっかけにもなり、社内情報のデータ化によって業務効率にもつながります。
リモートワークの課題について
リモートワークは多くのメリットを持つ一方で、現状にはいくつかの課題もあります。以下を参考に、リモートワークならではの課題について確認してみましょう。
コミュニケーションが取りづらい
リモートワークは多くの社員が出社せずに仕事をするため、手軽なコミュニケーションが取りづらくなります。社員同士はもちろん、外部の顧客とも面と向かって話をする機会が減るため、情報共有が難しくなるケースがあるでしょう。
コミュニケーションが取りづらくなると、業務上の連携が上手くいかなくなったり、従業員の人間関係に悪影響が出たりといったデメリットにもつながります。
勤怠管理や評価が難しくなる
リモートワーク中は従業員が仕事をしている姿が見えないため、従来と同じ勤怠管理や仕事の評価ができなくなります。そのため、リモートワーク用のシステムをあらためて作る必要があるのです。
システム構築のための時間やコストがかかる点は、リモートワークの導入における課題となります。
従業員の自己管理に任せる必要がある
リモートワークにおける働き方は、従業員に委ねなければなりません。そのため、従業員によっては手を抜くことが多くなり、生産性が落ちるケースもあります。
ある程度従業員の自己管理に任せなければならない点は、企業にとってデメリットになり得るでしょう。
リモートワークの導入方法とポイント
リモートワークの導入方法を理解することは、その効果を最大限に引き出すために必要なプロセスです。以下からはリモートワークの導入方法と、チェックしておきたいポイントを解説します。
リモートワークの基本的な導入方法を把握する
リモートワークの導入時には、まず基本的な流れを把握するのが重要です。必要なツールやシステムを導入し、リモートワーク中のルール制定後、効果測定方法の決定をするといった流れが一般的となります。
はじめてリモートワークを行う場合には、複数回の会議を重ねて入念な準備を行うのがおすすめです。
リモートワークに必要なツールを理解する
リモートワークを実施するには、さまざまな機能に特化したツールが必要です。勤怠管理ツール、Web会議ツール、コミュニケーションツール、ファイル共有ツールなど、自社の業務に必要なツールをピックアップしましょう。
使用するツールは従業員ごとにバラバラにならないように、会社で指定するのが基本です。
リモートワークに関するルールを作る
リモートワークをスムーズに進めるための基本ルールを策定することも、必要な準備のひとつです。ツールの使い方、定期連絡の方法、セキュリティに関する内容などを先に決めておきましょう。
各ルールが固まったら従業員に周知させ、リモートワーク中はその内容を意識して守るように指導します。
従業員にリモートワークについて理解してもらう
従業員にリモートワークの導入を納得してもらうことも、効果を引き出すためのポイントです。いきなり会社の制度を変えるのではなく、リモートワークのメリットを解説し、ルールを説明して理解を得る機会を作るようにしましょう。
従業員をリモートワークに慣れさせるためにも、まずはハイブリッドリモートワークからはじめるのがおすすめです。
まとめ
リモートワークはコロナ禍の社会情勢をきっかけにして、多くの企業に普及しています。
そのメリットを有効活用できれば、業務効率化や従業員の働き方改善などにつなげられるでしょう。
この機会にリモートワークの基本を確認し、具体的な導入プランを計画してみるのもおすすめです。
テレワークを推進・導入する企業は増えてきました。
東京都の調査によると都内企業ではテレワーク実施率が56.4％となり、従業員数300名以上の企業では73.2%と高い水準となっています。
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