クラウド郵便サービスとは

聞き慣れない「クラウド郵便」ですが、シンプルにいうとデジタル化された郵便物の造語です。実際の郵便物を電子化し、メールと同様にインターネット経由で管理できるようにすることとで、場所や時間に縛られずに確認・対応できます。また、サービスによっては自宅まで配送してくれたり、開封して内容をスキャンしてくれたりもします。

まさに郵便物対応を全てお任せできるイメージです。

コロナ禍で顕在化した「郵便物」という課題

2020年2月頃から広まり始めた新型コロナウイルス（COVID-19）の影響で、多くの企業で急激にテレワーク（在宅勤務）への移行を余儀なくされました。その中で出てきたのが「郵便物」に対する課題です。

専門誌「月刊総務」による調査によれば、2020年の1回目の緊急事態宣言中に在宅勤務（リモートワーク）を実施できた総務担当者はわずか1.6%で、出社理由の約79.9%が「郵便物の対応」でした。これほどまでに「郵便物管理」はテレワークの大きな障壁になっていたのです。

こうした状況を解決すべく生まれたのが「クラウド郵便サービス」です。郵便物を電子化し、オンライン上で管理することで、業務のデジタル化をさらに推進する手段として注目されています。

クラウド郵便サービスの仕組み

クラウド郵便サービスは各事業者によって運営形態や方法がことなるため、一概に「これが基本の形」と言い切るのは難しいのが現状です。ここではatenaの事例を紹介します。

atena（アテナ）の場合

1. 郵便物が到着
2. 郵便物の外見を専用の機械で撮影・送り主の情報を入力。固有IDを発行して管理
3. お客さまに通知。お客さまが開封スキャンや転送などのリクエストを選択
4. リクエストに応じてスキャンや転送を実行

特徴的なのは郵便物1つにつき1つの固有IDを発番して厳密に管理していること。特許出願中の技術を使い、大量の郵便物も誤りなく管理できる仕組みを構築しています。

どうやって郵便物を受け取ってくれるのか

クラウド郵便サービスの利用時には、以下の2つが主な受け取り方法として挙げられます。

1.住所貸し（バーチャルオフィス形式）

バーチャルオフィスのように、事業者の住所を利用者に貸し出し、その住所の郵便物を受け取る方法です。ただし、住所を変更しなくてはならないため、取引先への連絡が必要になったり、場所によっては信頼度が下がる可能性があるというデメリットがあります。

また、郵便局の転居転送サービスを使うという手もありますが、以下のようなデメリットもあるので注意が必要です。

詳しくは：郵便局の転居・転送サービスは在宅勤務に使える？メリットやデメリットを解説！

2.回収サービス

atenaでは都心部であれば直接回収に来て、郵便物を電子化するサービスを提供しています。これなら従来の住所を変えずにクラウド郵便を活用でき、オフィスに届いた郵便を自宅などからオンラインで確認できるようになります。

また、atena（アテナ） などの一部の事業者ではこのデメリットを解決するために「回収サービス」を実施しているケースもあります。

法的には大丈夫なの？

「自分宛の郵便物を他人が受け取り・開封しても大丈なのか？」と疑問に思われる方も多いでしょう。関連しそうな法律を簡単にまとめると次のとおりです。

1.犯罪収益移転防止法（本人確認の義務）

バーチャルオフィスやクラウド郵便サービスは「郵便受取サービス業」に該当するとされ、この業種は犯罪収益移転防止法によって厳しく規制されています。

たとえば、振り込め詐欺グループが別の住所を使えば犯罪が容易になる可能性があるため、事業者には利用者の本人確認や実際の住所確認が義務付けられています。もし本人確認なしで契約できるサービスがあれば、違法の可能性があるため注意が必要です。

2.郵便法＆刑法（勝手に開封してはいけない）

• 郵便法：郵便物の検閲や秘密の侵害、正当な理由がない開封の禁止
• 刑法133条：封のされた信書を正当な理由なく開封することを禁止

つまり、サービス事業者が郵便物を開封する際は、利用者の明確な同意が必要になります。atenaなどのサービスでは、外観の写真と発送元情報をユーザーへ通知し、ユーザーが「開封スキャン」の通知をリクエストすることで初めて開封される仕組みを整えています。

料金はどのくらい？

atena（アテナ）は50通までの受け取りと、月2回の転送で5,000円〜となっています。

なぜクラウド郵便なら「atena（アテナ）」？

atena（アテナ）は提供開始から累計30万通以上の郵便物を電子化しているサービスです。加えて以下のような様々な取り組みを行っています。

1.セキュリティ・コンプライアンスへの徹底した取り組み

• ISO/IEC 27001:2013（ISMS）取得により、全社的な情報管理と水準向上を実施

• 生体認証による複数レベルの入退室管理や24時間監視カメラ導入

• 管理スタッフへの厳格な本人確認・秘密保持契約（NDA）締結

• 信書・本人確認など、関連法律を遵守した運営

2.技術面での強み

• 郵便物管理システムはすべて自社内製し、高いセキュリティと保守性を両立

• 作業効率化と品質向上を目指したR&Dを継続的に実施

3.溶解処理によう安心の廃棄プロセス

• 利用者から「破棄依頼」があった郵便物は、専門の溶解処理業者が安全に溶解処理

• 未開封のまま専門業者が処理を行うため、機密性も担保

4.多彩な導入実績

• 東証プライム市場上場企業や米国上場企業の日本法人、多国籍企業、スタートアップや個人事業主まで、規模を問わず幅広く導入

• 導入実績を活かし、利用者からのフィードバックを元にサービスを改善し続けている

まとめ

「郵便物」のデジタル化が進むことで、オフィスに行かなくても郵便内容を確認・対応できるという新しい働き方が現実のものとなっています。クラウド郵便サービスを導入すれば、テレワーク下でも郵便物対応が大幅に効率化されるため、業務負担の軽減につながります。

特にatena（アテナ）は、

• 運用実績やセキュリティの高さ

• アップデートによる継続的な機能改善

• 特許出願中の独自管理システム

などを強みに、多くの企業から選ばれ続けています。郵便物対応に課題を抱えている企業や個人事業主の方は、ぜひ一度クラウド郵便サービスを検討してみてはいかがでしょうか。