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クラウド郵便atenaライターチームです。
テレワークを実施している企業の中には、残業をする従業員が多いことが課題と感じている企業は多いでしょう。無駄な残業は減らしたいけど、具体的にどのような対策を講じればよいのか分からないという担当者の方もいるのではないでしょうか。
本記事では、テレワークの残業における基本と課題、残業を減らす方法について解説します。ぜひ参考にしてみてください。
テレワークでも残業代を支払う必要がある？
結論から述べると、テレワークでも残業代を支払う必要があります。ここでは、残業代を支払う必要がある理由について紹介します。
テレワークでも通常業務と同様に残業代の支払い義務がある
テレワークは通常業務と異なると考える方が多いですが、労働基準法のもとで仕事をしているという点では同様の働き方となります。そのため、通常業務同様、残業代の支払い義務があるのです。
また、深夜残業や休日出勤に関しても同様に割増金の支払いが必要で、その分の給与を支払わない場合、懲役や罰金が科されるケースもあるため注意が必要です。
残業代を把握する仕組みが必要
残業代を正確に支払うためには、企業側が従業員の残業時間を把握する仕組みが必要です。例えば、パソコンの使用時間を確認したり、勤怠管理ソフトを用いたりしながら、残業時間の把握方法を事前に決めておく必要があります。
メールやチャットによって自己申告制をとることも可能ですが、そういった把握方法の場合、実際の残業時間と異なる可能性があるため注意が必要です。
テレワークでは残業が増える？
テレワークを実施すると、「残業が増えるのではないか」と考える企業も少なくありません。果たして、実際のところどのようなデータが出ているのでしょうか。
テレワークでも残業時間はそれほど変わらない
株式会社LASSICのテレワークにおける「残業時間の増減」に関するアンケート調査によると、「残業時間は変わらない」が最も多く、男性で49.46％、女性で59.15％という結果が出ています。
また、日本労働組合総連合会の調査によると、テレワークの38.1％が時間外労働や休日出勤を経験しているというデータが出ています。
つまり、テレワークを実施したことによって残業が増えているわけではなく、従来通りの残業時間に収束していることが伺えます。
参照：株式会社LASSIC テレワークにおける残業時間の増減
日本労働組合総連合会 テレワークに関する調査
「隠れ残業」が増える懸念がある
上記の調査結果の一方で、無申告の「隠れ残業」は増えている可能性が高いということがわかります。
日本労働組合総連合会の調査によれば、時間外労働や休日出勤をしたにもかかわらず無申告の人が、65.1%となっています。
申告していない理由は「申告しづらい雰囲気だから」26.6%、「時間管理がされていないから」25.8%で上位を占めています。
隠れ残業が増えることで、気付かぬうちに従業員にストレスが蓄積しているかもしれません。適切に勤怠管理が行える環境を用意することが重要だといえるでしょう。
テレワークの残業が増えるデメリットについて
テレワークによって残業が増えることによって、どのようなデメリットがあるのでしょうか。ここでは、よくある4つのデメリットについてみていきましょう。
従業員の不満が溜まる
残業が増える状況が改善されないと、従業員が不満を溜め込んでしまう可能性があります。その結果、最悪の場合、離職につながり、人材の維持が難しくなってしまうでしょう。
また、そこまで深刻な状況に陥らなくても、常にモチベーションと作業効率が低下してしまい、業務に支障が出る恐れもあります。
無駄な残業によるコストが増える
適切な勤怠管理ができていないと、本来なら通常業務の範囲内で終わる仕事を、あえて残業まで持ち越す従業員が増えてしまいます。
その結果、会社としては無駄な残業が増え、コストがかさみます。コストカットの目的でリモートワークを実施したにもかかわらず、人件費によってあまり効果がない状況に陥る可能性があるのです。
従業員の健康を損なう可能性がある
残業時間の増加によって、睡眠不足や運動不足の原因になることもあるでしょう。そういった状況が長期化してしまうと、従業員の健康を損なう可能性があり、休職などに追い込んでしまうケースもあります。
残業代の未払いを指摘されるリスクがある
会社側が残業を把握しきれていないと、残業代の未払いによって、トラブルに発展する可能性があります。
また、「残業代を出さない会社」というレッテルが貼られるリスクがあり、残業を増やさないだけでなく、残業代を適切に管理することも重要です。
テレワークにおける残業の管理方法
テレワークにおいて深刻な問題に発展する「残業代」ですが、企業として、どのような対策を取ればよいのでしょうか。ここでは、主な3つの対策について紹介します。
残業を「申告制」にする
まずは、意図しない残業を未然に防ぐ方法として、従業員が自由に残業できないよう、申告制にする方法があります。
残業をするために上司の許可が必要になれば、残業時間を把握できる上、無駄な残業を減らせます。
業務報告を毎日行う
その日の業務報告をオンラインで行う機会を設けることで、進捗状況を確認できます。内容次第で残業の必要性を確認できるため、予想外の残業は減らせるでしょう。
テレワーク用の勤怠管理システムを導入する
最も効率的な方法が、始業と退勤時間の管理ができるシステムを導入する方法です。勤怠管理システムを導入すれば、いつでも勤怠管理ができる上、残業の多い従業員を特定して原因を探せます。
勤怠管理システム導入にはコストがかかりますが、長期的に見れば管理にかかる人件費を削減することにもつながるため、おすすめの方法となっています。
テレワークで無駄な残業を増やさないコツ
テレワークにおいて、無駄な残業を増やさないコツが5つあります。ここでは、それぞれの方法について詳しくみていきます。
業務システムにアクセス制限をかける
仕事上必要なシステムがある場合には、業務時間外や休日にはアクセスできないようにアクセス制限を設ける方法があります。従業員がいつでもアクセスできないよう対策することで、長時間労働の対処になるほか、隠れ残業も防げます。
業務の進捗管理を徹底する
勤怠管理システムを使って、従業員ごとの進捗管理を行うことも1つの方法です。進捗が遅れている従業員がいる場合、余裕のある人がサポートすることで、残業を減らせる可能性があります。
残業の多い従業員に対してアドバイスを行う
残業が極端に多い従業員がいる場合、コンタクトを取って状況を確認することも大切です。アドバイスを行ったり、原因の解決をサポートしたりして、長期労働の改善を促すほか、悩みを聞き、改善につなげることもできます。
こまめな管理やアドバイスは、無駄な残業を行う従業員への抑止にもなるため、おすすめの方法です。
テレワーク中のコミュニケーションを活性化させる
テレワーク中は一人で仕事をする時間が長く、つい気が緩んで長時間労働になってしまうケースもあるでしょう。
コミュニケーションを取りやすい環境を作り、「全員で仕事をしている」ことをあらためて認識してもらえば、業務に集中してもらえる可能性が高まります。
テレワーク中の残業を原則禁止する
そもそも残業が当たり前になっている場合は、就業規則として残業を原則禁止にしてしまうのもひとつの方法です。
ただし、途中から残業を禁止する場合、就業規則の改定を従業員に認めてもらう必要があるため注意が必要です。また、例外で残業が必要なことを認めた場合、残業代の支払いは必要となります。
まとめ
本記事では、テレワークの残業における基本と課題、残業を減らす方法について解説しました。テレワークにおいては、残業が増えたというわけではありませんが、隠れ残業が発生しているケースは多いです。適切な対処法を取りながら、会社全体で残業を減らしていく工夫が重要だといえるでしょう。
テレワークを推進・導入する企業は増えてきました。東京都の調査によると都内企業ではテレワーク実施率が56.4％となり、従業員数300名以上の企業では73.2%と高い水準となっています。
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引用：【2022年・まん延防止期間】テレワーク実施率含む働き方に関する調査結果（東京都内勤務の正社員対象）
東京産業労働省 都内企業のテレワーク実施状況
