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クラウド郵便atenaライターチームです。
近年会社の外で仕事を行うテレワークが普及していますが、その体制づくりが上手くできていない企業は決して珍しくありません。テレワークにおいては特に従業員の管理が難しく、専用の監視体制を作る企業も増えています。
そこで本記事では、テレワークにおける従業員を監視する目的、メリット・デメリット、注意点などについて解説します。
テレワークにおける監視の目的とは？
テレワークでは、会社による従業員の監視が重要になります。しかし、監視の目的が理解できていないと、従業員から反発を招く可能性があるでしょう。
以下では、テレワークにおける監視の目的を解説します。
仕事の進捗を管理する
テレワークにおける監視業務には、仕事の進捗管理という役割があります。従業員ごとに仕事の状況を確認し、遅れやトラブルが発生していないか管理することが目的です。
ギリギリまで進捗状況を報告しない従業員がいると、全体のプロジェクトに影響が出る可能性があるため、監視による支援が重要となるでしょう。また、進捗と同時に従業員の勤務時間も確認して、長すぎる場合などには必要に応じて是正を促すこともあります。
テレワーク中の正確な人事評価につなげる
テレワークでの監視業務は、正確な人事評価を行うためにも役立ちます。基本的にテレワーク中は従業員の姿が確認できないため、仕事の過程を評価しづらくなるでしょう。
人事評価基準を明確化し、監視体制を整えることで、テレワークでも正しい評価が可能です。評価基準が明確になれば、従業員にテレワークでの目標ができるため、モチベーションアップにもつながります。
テレワーク業務に適度な緊張感を与える
監視体制の確立は、テレワーク業務に適度な緊張感を与えます。周囲の目がないテレワークでは、どうしても仕事をサボり気味になる従業員が出てしまうのが問題です。
監視していることを前提としたうえでテレワークを実施すれば、緊張感を生み出して従業員のサボりを防止し、生産性の低下を回避できます。一方、プライベートにまで踏み込んだ過度な干渉などはトラブルの原因となるため、監視にはきちんとした線引きが必要です。
テレワークで監視をするメリットとは？
テレワーク中に監視を行うことには、さまざまなメリットがあります。以下では、テレワークで監視を実施するメリットを解説します。
従業員への信頼感を生み出す
テレワークにおける監視体制の強化は、従業員への信頼感を生み出すきっかけになります。専用の監視体制が存在しないと、「本当に仕事をしているのか」という疑念を持つ可能性があります。
結果的に従業員を信じられなくなり、人間関係に影響を与える恐れがあるでしょう。監視することで従業員が実際に仕事をしていることが分かるため、信頼する理由を得られるのがメリットです。
従業員の健康を守れる
テレワーク中の監視業務は、従業員の健康面を守れるというメリットもあります。まだテレワークに慣れていない従業員は、仕事とプライベートの境界が曖昧になりやすいです。
慢性的な長時間労働や休憩不足に陥ることがあり、気づかないうちに健康に悪影響を与える可能性があります。従業員の健康をケアする目的としても、テレワーク中の監視は役立つでしょう。
コミュニケーションが取りやすくなる
監視体制を作ることは、テレワーク中でも気軽にコミュニケーションが取れる環境づくりが行える点もメリットです。コミュニケーションを取るために面倒なプロセスが必要になると、自然とテレワーク中の従業員同士の交流は減少します。
すると、分からないことをそのままにしてミスを引き起こしたり、間違った情報が伝わったりといったリスクが上昇する可能性があります。監視体制を作ることで、従業員同士がコミュニケーションを行う機会を増やせるうえ、間違った情報の訂正やミスのカバーなどもしやすくなることがメリットです。
テレワークの監視におけるデメリットとは？
テレワーク中の監視には、デメリットもあります。以下では、テレワークにおけるデメリットについて紹介します。
従業員のストレスの原因になることも
監視体制やシステムによっては、従業員のストレスの原因を作る可能性もあります。例えばこまめなチェックが多すぎると、「常に監視されている」という感覚が従業員に圧迫感を与えてストレスになることもあるでしょう。
監視のしすぎは、逆に従業員のモチベーションを下げる可能性にもつながるため、適度なラインを見極める必要があります。
プライバシー問題やパワハラ被害に発展する可能性
監視の際には専用ツールを用いるケースがありますが、このツールの使い方を誤ると、従業員のプライバシー問題やパワハラ問題に発展する可能性があります。例えば、Web会議中に相手の部屋に言及することでセクハラになるケースや、カメラに映っている時間の少なさを指摘することでパワハラになるケースなどが考えられるでしょう。
監視ツールを使う場合にはその使用方法を正しく理解し、従業員に不満を与えないように配慮することが大切です。
従業員が業務プロセスを意識しすぎてしまう
監視体制のルール次第では、仕事の成果を出すことよりも、「いかに監視中に仕事をするか」が主体になってしまうデメリットもあります。業務プロセスばかりに従業員の意識が向いてしまうと、目の前のノルマ達成ばかりが目的となってしまい、肝心の成果が軽視される風潮が生まれる可能性があるでしょう。
仕事の結果を出すという本来の目的から遠ざかり、本末転倒になることが危惧されます。
テレワーク中の監視方法
テレワーク中の具体的な監視方法には、いくつかの手段があります。以下を参考に、テレワーク中の監視を行う際の方法をチェックしてみましょう。
各種ツールを使って業務を監視する
テレワークの監視には、各種ツールを組み合わせて業務内容・進捗などのチェックを行います。例えばチャットツール、勤怠管理ツール、在籍や離席を管理するツール、キーログや画面キャプチャツールなどを併用して、監視体制を整えることが基本です。
複数のツールをきちんと使いこなせるように、担当者と従業員には事前に研修等を行うこともあります。
過度な監視は逆効果
テレワークにおける監視方法の基本として、過度な監視は避けるという意識が必要です。過度に従業員の状況を監視しすぎると不満を生むだけでなく、精神的な負担となって離職などの原因になる可能性もあります。
例えば秒単位で行動を監視したり、常時カメラで録画したりといった方法は、従業員の負担になることを考慮して避けるべきです。
テレワークを監視する際のポイント
テレワークの監視を実施する際には、以下のポイントが重要となります。各ポイントの詳細をチェックして、実際の監視体制にぜひ活かしてみてください。
監視の目的を明確にする
テレワークの実施時には、何よりも監視の目的を明確にする必要があります。なぜテレワーク中に監視が必要なのか、監視によってどのような効果を出したいのかを最初に決めたうえで、必要な準備を進めればスムーズに体制を構築できるでしょう。
監視の目的を明確にすることは、従業員が納得のいく環境を提供することにつながるため、後からトラブルになる可能性を排除できます。
テレワーク中の監視におけるメリットを共有する
テレワークの監視を行う際には、そのメリットを社内全体で共有することもポイントです。テレワーク中の監視は、管理職以外の従業員にも、上記で解説した通り働き過ぎの防止やモチベーションアップなどのメリットがあります。
メリットがあることを共有し、決して会社側の都合だけでテレワーク中の監視を行うわけではないことを説明しましょう。
監視に使用するツールは慎重に選ぶ
テレワークの監視に使うツールは、慎重に選択する必要があります。多くの場合、会社の規模や事業内容次第で、テレワークの監視に使いやすいツールは異なります。
そのため、本格的な導入前にいくつかのツールを試して、自社にとって最適なものを選ぶのがポイントです。
過度な監視を防ぐためのルールを作る
テレワーク中の監視が行き過ぎないように、ルール作りを事前に行うこともポイントです。過度な監視を防ぎ、従業員の負担にならないようなルールを考案することが、スムーズなテレワークを実現します。
どこまでが監視の対象となるのか、具体的にどのような行為が監視から逸脱していると言えるのかなどを、こまかくチェックしていくのが大切です。
テレワークの監視における注意点
テレワークの監視を行う際には、注意点の理解も必要です。以下を参考に、注意すべきポイントも把握しておきましょう。
監視ツールのデータを重視しすぎない
テレワーク中の監視では、ツールが収集したデータを重視しすぎないことがポイントです。監視ツールによって従業員の離席率や稼働率が低いというデータが提示されても、「その従業員が仕事をサボっている」とは言いきれません。
テレワーク中の仕事への取り組み方やモチベーションの保ち方は人それぞれであるため、「この従業員は稼働率が低いからやる気がない」といった決めつけは問題となる可能性があるでしょう。最初から頭ごなしに注意するのではなく、まずそのデータの原因を突き止め、従業員と話し合う方法を検討しましょう。
テレワークの監視に時間を使いすぎない
テレワークの監視に熱が入りすぎると、本来の仕事が疎かになる恐れがあります。管理者側の仕事が遅れる原因にもなるため、監視に業務リソースを割きすぎないように注意しましょう。
監視するタイミングや報告の時間を定めて、常に監視にかかりきりにならないような体制づくりが重要です。
まとめ
テレワークを実施するのなら、監視体制の確立は重要なポイントになります。この機会にテレワークにおける監視の方法や注意点を確認し、具体的な準備を進めてみてはいかがでしょうか。
テレワークを推進・導入する企業は増えてきました。
東京都の調査によると都内企業ではテレワーク実施率が56.4％となり、
従業員数300名以上の企業では73.2%と高い水準となっています。
企業単位ではテレワークが進む一方で、部署単位では総務・経理などのバックオフィス関連は
「交代制で週1日以上出社している」と回答した方が62.4％と今だに出社率が高いことが分かります。
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