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クラウド郵便atenaライターチームです。
国内でも近年テレワークの導入が進んでいますが、一方で、自宅の環境次第で業務の効率や成果が変わってしまうという問題点があります。そのため、テレワークに向いている環境整備を行うことは、中長期的にも重要な施策の1つです。
本記事では、自宅でテレワークを行う際の環境整備のコツや、おすすめのアイテムについて解説します。ぜひ参考にしてみてください。
自宅でテレワークを行う際に環境整備は必要？
自宅でテレワークをする場合、環境整備が欠かせないという話をよく耳にします。とはいえ、どのような理由で環境整備が必要だと言われているのでしょうか。
テレワークの効率アップや従業員の健康促進に不可欠
テレワーク向けの環境を整備することで、業務の効率アップや従業員の健康促進などにつながります。そのため、今後中長期的にテレワークを実施する予定があるなら、早めに適した環境を整備するのがおすすめです。
自宅のテレワーク環境を整備する際のポイント
自宅のテレワーク環境を整備する場合、主に3つのポイントを意識して導入するのがよいでしょう。ここでは、重要なポイントをそれぞれ詳しくみていきましょう。
環境整備の目的を明確にする
最も重要なことは、環境整備の目的を明確にするということです。目的が曖昧だと、とりあえず便利そうなものを揃えてしまうなど、せっかく購入したものを使いこなせない場合があるためです。
そのため、目的を明確にしたうえで、その目的にマッチした道具を購入する流れで環境を整備していく必要があります。
必要なものだけを購入する
テレワークに慣れていない場合、本来必要のないものを購入してしまうケースがあります。無駄なものを買いすぎると、コストがかかるだけでなく働きづらくなってしまうため、自宅に必要なものだけを選別したうえで、購入することがポイントです。
「肉体面」と「精神面」から必要な環境を考える
テレワークにおいては、「肉体的疲労」と「精神的負担」が課題になりやすいです。つまり、この2点を解消できる環境を整えることが理想となります。
まずは、必要な環境やアイテムを「肉体面のサポート用」と「精神面のサポート用」に分けて考え、過不足がないように購入していくことが重要です。
自宅のテレワークで「肉体面をサポート」する環境整備方法
テレワークにおいては、「肉体面」と「精神面」の問題が生じやすいという話をしました。ここでは、肉体面をサポートする環境整備方法について紹介します。
作業環境を確保するデスクを選ぶ
作業環境において、パソコン、マウス、キーボードなどが置ける十分なスペースを持つデスクを準備すべきです。
デスクが狭すぎると姿勢が悪くなって肉体に負担がかかります。そのため、なるべく余裕のあるサイズを選びつつ、予算に見合ったものを購入しましょう。
また、予算に少し余裕があるなら、運動不足解消となるスタンディングデスクの導入も検討するとよいでしょう。
自分の体格に合った椅子を選ぶ
テレワークでは長時間座り続けることになります。そのため、自分の体格に合った椅子を購入することは必要不可欠です。
とはいえ、写真で椅子を見ただけでは座り心地がわからず、選択に失敗してしまうケースもあります。実際に店頭で座り心地を試してから購入することが、良い椅子選びのポイントです。
目線の高さに合わせたモニターを選ぶ
パソコン業務が長い場合、自分の目線に合ったモニターを使うことで肩や首の疲労を軽減できます。
例えば、モニタースタンドやモニターアームが販売されているため、購入して目線の高さに合わせることも1つの方法です。また、ノートパソコンを使用している場合には、ノートパソコン用のスタンドを購入し、首に負荷がかからない状態を目指すことが大切です。
自宅のテレワークで「精神面をサポート」する環境整備方法
次に、精神面のサポートに役立つ環境整備方法について紹介します。
快適なインターネット回線
テレワーク環境において最も使うといっても過言ではないものが、インターネット回線です。ネット回線が貧弱だと、調べものをするためにWebページがなかなか開かなかったり、資料のダウンロードに時間がかかったりといったストレスに発展します。
少し月額料金が高くても、速度が安定しているインターネット回線を選ぶことで、ストレス緩和につながるでしょう。
イヤホン・ヘッドフォン
音楽や環境音を聞きながら仕事をすることで、リラックスして仕事ができます。その結果、集中して業務に臨むことができるようになるでしょう。
また、家族などの同居人がいる場合、声をかけられて集中できないこともあります。そのような場合は特に、仕事に集中するための耳を塞ぐアイテムが必要となります。
アロマなどリラックスできるもの
アロマオイルなどのリラックスできるものを使うことで、休憩中の効率が高まります。作業の邪魔にならず、デスク上でも使いやすいため、ストレスを感じやすい方は導入してみても良いでしょう。
自宅でのテレワークを効率化するための環境整備方法
ここまで紹介した「肉体的」「精神的」なストレスを軽減するアイテムに加え、テレワークを効率化するための環境整備方法を知ることも重要です。ここでは3つの方法を紹介します。
デュアルモニターで作業領域を広げる
作業で大画面が必要な場合、モニターを2枚以上つなげてデュアルモニター環境を作ることがおすすめです。
例えば、片方で作業をしつつ、もう片方で資料を表示するなどの使い分けをすることで、作業効率がアップします。
サイドテーブル
紙の資料などを使って作業する場合、サイドテーブルがあると仕事がしやすいです。
導入することで、仕事に使うものを近くに置き、必要ないものをサイドテーブルに収納するなど、空間の有効活用と業務効率化を図れます。
仕事場のレイアウトを工夫する
仕事に集中しやすいレイアウトを作ることも、作業効率のアップにつながります。例えば、デスク周りに仕切りを置いたり、L字デスクで多面的に仕事ができる環境を整備したりなど、自分にとって集中しやすいスペースを意識してレイアウトすることが大切です。
自宅でテレワークを行う際にはITツールの導入も重要
自宅で作業を行う場合、ITツールも欠かせません。ここでは、4つのツールを紹介します。
チームでコミュニケーションが取れるツール
テレワークではコミュニケーション不足が起きやすい問題があります。そのため、コミュニケーションツールを導入することが大切です。
一人だけ導入しても意味はありませんが、チームや会社で同じコミュニケーションツールを使うことで、協力し合える環境整備が可能となります。テレワークに対する認識が弱い企業に所属している場合には、自分から提案することも重要となるでしょう。
スマホと連動できる各種ツール
テレワークで使うITツールは、スマホと連動するのが理想です。スマホからでも内容を確認できれば、気軽に外出が可能になり、運動不足解消につながることもあるでしょう。
複数のツールを比較検討した上で、自社にとって最適なツールを選ぶことが大切です。
会社指定のセキュリティ環境
テレワークはセキュリティ面で問題が発生することもあるため、会社が指定したセキュリティ環境を従業員全員に普及させましょう。
また、怪しいネットワークには接続しないなど、セキュリティにおけるルールを明確化するのもポイントの1つです。
業務効率化ツール
タスク管理や休憩時間の計測など、自分の業務を効率化するツールを積極的に導入しましょう。
例えば、25分でアラームが鳴るアプリや、1週間の休憩時間を計測し、休息が取れているかを測るアプリなどがあります。まずはいろいろ試してみることで、理想の環境整備につながるはずです。
自宅のテレワーク環境整備のために会社ができること
自宅のテレワーク環境を整備する上で、会社側ではどのようなことを心がけるべきでしょうか。ここでは、3つの環境整備方法について紹介します。
自宅でのテレワークにおける環境整備方法をアドバイスする
従業員の自宅環境を考慮した上で、それぞれにアドバイスを行いましょう。具体的には、アドバイスする部署を設置し、個々の事情に合わせて解答できるようにしておくことが理想です。
厚生労働省が「自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備」を公開しているため、参考にすれば質問に対して的確にアドバイスができます。
環境整備に必要な費用を支援する
テレワーク手当などの名目で、環境整備に必要な費用を支援することも検討すべきでしょう。金額に上限を定め、本当にテレワークに必要だと会社が認めるものだけに限定するなど、対策をとれば、不公平にはならないはずです。
また、少額でも支給すれば、従業員のモチベーションが上がり、仕事に対してやる気を出してくれるかもしれません。
テレワークに役立つ現物を支給する
テレワークをはじめる従業員に対して、会社から現物を支給することも大切です。場合によっては費用を支援するよりも安く環境を充実させられます。
デスクやパソコンなど、最低限快適に行える環境を提供することで、従業員は安心してテレワークに取り組めるはずです。
まとめ
本記事では、自宅でテレワークを行う際の環境整備のコツや、おすすめのアイテムについて紹介しました。環境を整備することで、従業員が安心してテレワークに取り組めるだけでなく、効率が上がり、企業としても利益があります。本記事の内容を参考に、ぜひテレワーク化を進めてみてください。
テレワークを推進・導入する企業は増えてきました。東京都の調査によると都内企業ではテレワーク実施率が56.4％となり、従業員数300名以上の企業では73.2%と高い水準となっています。
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引用：【2022年・まん延防止期間】テレワーク実施率含む働き方に関する調査結果（東京都内勤務の正社員対象）
東京産業労働省 都内企業のテレワーク実施状況
