郵便物を電子化しいつでもどこでもクラウド上で確認が出来る
クラウド郵便atenaライターチームです。
リモートワーク環境を構築するには、さまざまなツールの活用が不可欠です。また、リモートワークによる業務改善を図るには、具体的にどのような環境が必要で、どんなツールがあればよいのかを知っておかなければなりません。
本記事ではリモートワークに必要な環境と、役立つツールの種類や導入時の注意点を紹介します。
リモートワークに必要な環境とは？
リモートワークを実施するには、専用の環境構築が必要です。以下を参考に、どのような環境を構築すべきかを確認しましょう。
従業員が快適に働ける環境
リモートワークの導入における前提として、従業員が働きやすいと感じられる環境が必要です。事業の効率化や生産性向上を目指してリモートワークを導入した結果、従業員が仕事をしづらくなったと感じてしまっては、本末転倒となってしまいます。
リモートワークが従業員のモチベーションを下げることになりかねないため、まずは現状よりも働きやすい環境構築に必要なことを把握しましょう。
企業が従業員の働きぶりを管理・評価できる環境
リモートワークは、従業員の働いている様子が把握しづらいという欠点があります。そのため適切に仕事を管理・評価できる制度が、あらたに必要となるでしょう。
自分の努力がリモートワークによって評価されなくなると、従業員のなかには不満を募らせる人も出てきます。公平な管理と評価ができるよう、リモートワーク用のルール策定は必要不可欠です。
リモートワークの専用ツール
リモートワークの導入時には、いくつか用意すべき専用ツールがあります。以下を参考に、リモートワークをはじめる際に必要となるツールの種類を確認しましょう。
コミュニケーションツール
出社せずに各々の場所で仕事をするリモートワークでは、コミュニケーションを取るためのチャットツールやWeb会議ツールは必須となります。スムーズにコミュニケーションが取れる環境を整えたうえで、リモートワークを開始する必要があるでしょう。
将来的には、インターネットの世界を通して疑似的なコミュニケーションを取る、バーチャルオフィスの導入が検討される可能性もあります。
勤怠管理ツール
リモートワークの実施には、従業員の勤怠管理を行うためのツールも必要です。Webやアプリから打刻ができるツールなどを導入して、実際に働いた結果を記録できるように備えましょう。
勤怠管理ツールは始業・終業の時間管理のほか、在籍確認などもネットから行えるのが特徴です。
社内情報の共有ツール
業務に必要なデータなどを共有するツールも、快適なリモートワークをサポートします。会社の資料や過去の記録などをデジタル化し、リモートワークでも使えるように整備する作業が求められるでしょう。
基本的に社内情報の共有ツールはクラウドを利用して、外部からアクセスできるようにします。
タスク管理ツール
タスクの優先度や進捗を確認するツールも、働いている姿が確認できないリモートワークにおいて、非常に重要な役割を担います。管理ツールがあれば、いちいち上司に連絡をしなくても仕事全体の状況を共有可能です。
進捗が遅れていることにもすぐに気づけるため、素早く対処が行えます。
グループウェア
グループウェアとは、複数のシステムをまとめた総合ツールのことです。個別チャット、掲示板、カレンダー機能などが利用でき、あらゆる情報を収集できるのが特徴となっています。
グループウェアをひとつ導入しておくことで、従業員が能動的に情報収集ができる環境を構築可能です。
リモートワーク中に「指示待ち人間」になることを防げるため、作業の効率を維持できます。
郵便物・請求書の電子化ツール
郵便物や請求書などを電子化して、簡単に管理できるツールもリモートワークで役立ちます。請求書の受け取りからデータ化までのプロセスを自動化できれば、業務効率化を進められるでしょう。
郵便物や請求書などの紙媒体の処理は、リモートワーク中に出社しなければいけない原因になるため、専用ツールでの管理が特におすすめです。
リモートワークを専用ツールで導入した企業の事例
リモートワークのために、専用ツールを導入した企業の事例は多数あります。具体的な事例を紹介するため、専用ツールの導入計画の参考にしてみてください。
アフラック生命保険株式会社の事例
生命保険会社のアフラックは、2015年という早い時期からリモートワークを進めています。分身ロボット「OriHime」を導入して、リモートワーク中でも社内の業務や研修を行える環境を構築しました。
また、個人情報を多く取り扱う事業形態であるため、セキュリティに力を入れていて、従業員にVPN（仮想専用線）接続を推奨したり、セキュリティ対策を施した端末を増設したりといった対策も行っています。
株式会社ママグロースハッカーズの事例
子育て中のママをサポートするためのリサーチや企画を業務とするママグロースハッカーズも、リモートワークの推進を行っています。従業員同士でのコミュニケーションが希薄になることを考慮して、ミーティングツールを導入しました。
その結果、メールなどでは聞きづらい細かな質問がしやすくなったり、画面共有で作業内容を見せながらコミュニケーションが取れるようになったりと、多くのメリットが得られました。
株式会社ZOZOの事例
通販サイトを経営するZOZOも、リモートワークのためにさまざまな施策を導入しました。例えば、紙で届く請求書の処理に困っていた状況下において、郵便物の指定住所への転送や書類のスキャンが行えるサービス「atena」を利用したことで、経理の作業時間を大幅に短縮することに成功しています。
リモートワーク中に経理処理のためだけに出社する必要がなくなったため、業務に集中できるようになったのがメリットです。
東日本税理士法人の事例
東日本税理士法人も、リモートワークの際に課題となっていた電話・FAX・郵便の処理を、専用ツール・サービスに依頼することで解決しています。具体的には、電話代行業者に電話の対応を任せ、FAXは紙ではなくPDFで届くように改善し、郵便物は専用ツールからスキャンや破棄を指示する形に変更しました。
それぞれの処理にかかっていたコストを削減しつつ、リモートワークに集中できる環境構築に成功しています。
リモートワークの専用ツールで解決できる課題
リモートワークをはじめる際に専用ツールを導入することは、多くの課題解決につながります。以下では、専用ツールが解決できるリモートワークの課題について解説します。
遠方からでも従業員の管理が適切に行える
リモートワークの業務状況や進捗を確認できるツールを導入することで、オフィスにいない従業員の仕事も適切に管理できます。遠方からでも必要に応じて指示が出せるため、従業員に負担を押し付けることを防げるでしょう。
管理ツールを活用することで、問題のある行為や仕事の能率が低下している従業員を特定して、指導することも可能です。
希薄になりがちなコミュニケーションを改善できる
気軽にコミュニケーションが取れるツールを導入することで、リモートワーク中でも仕事に一体感を生み出せます。リモートワークにありがちな孤独感をなくし、コミュニケーションが希薄になることを回避できるのがメリットです。
簡単にコミュニケーションが取れるツールを導入すれば、従業員が独自に判断して仕事を進めるようなケースも減らせます。
業務の効率アップに期待できる
リモートワークに関する各種ツールを使いこなすことができれば、業務全体の効率化が図れます。例えばクラウド共有ツールから必要な情報を引き出したり、タスク管理ツールを参考にして計画的な業務進行を実現したりできるでしょう。
各種ツールを従業員が積極的に使うことが重要なので、ツールの導入時には使用方法や活用のポイントを詳しく解説するのがおすすめです。
リモートワークで専用ツールを導入するメリット
リモートワークで専用ツールを導入することには、多くのメリットがあります。
以下からは、ツール導入による具体的なメリットを紹介します。
スムーズにリモートワークを導入できる
専用ツールを活用することで、リモートワークに必要な環境をスムーズに構築できます。一からリモートワークの環境を作る場合、多くのコストが必要となるでしょう。
その点、専用ツールを軸に環境整備をすれば、快適なリモートワークができる環境をローコストで作れます。
リモートワークのマニュアル化や定型化ができる
特定のツールを使うようにあらかじめ従業員に指定しておけば、リモートワークのマニュアル化が進められます。マニュアルを作成すれば、全員が好き勝手なツールを使って動くことがなくなり、統率が取りやすくなるでしょう。
ほかにもマニュアル作成は、今後新しく入社してくる従業員にリモートワークのコツをスムーズに伝授することを可能とします。
トライアル期間を利用することで無料で機能を試せる
専用ツールの多くは、お試しで機能を使えるトライアル期間を設けています。対象外だった意外なツールが、自社の事業に役立つ事例も少なくありません。
無料トライアル期間が設定されているツールを積極的に試すことで、リモートワークにおける新しい働き方を発見できる可能性があるでしょう。
リモートワークで専用ツールを使う際はセキュリティを重視する
リモートワークで専用ツールを導入する際には、セキュリティを重視するのがポイントです。以下では、リモートワークにおけるセキュリティの重要性について解説します。
リモートワークではセキュリティトラブルが発生しやすい
リモートワークでは、セキュリティが甘い従業員のパソコンがウィルスに感染したり、重要機密の入ったデバイスをなくしたりといったリスクがあります。事前にセキュリティ対策のツールを導入し、従業員全体に注意喚起を行って、トラブルを未然に防ぐことがポイントです。
また、万が一セキュリティ上のトラブルが発生した場合を考慮して、対策の手順をマニュアル化しておきましょう。
リモートワークで専用ツールを導入する際のポイント
リモートワークのために専用ツールを導入することには、いくつかのポイントがあります。以下を参考に、ツールの導入におけるコツを確認しておきましょう。
複数のツールを試した上で導入するものを決める
リモートワークの専用ツールを導入する際には、まず複数のツールを試すのがポイントです。昨今のリモートワークの需要を受けて、多くの専用ツールが開発されています。
いくつかのツールを実際に利用して、自社にマッチするものをピックアップしていく作業が重要です。
リモートワークで専用ツールを導入する際の注意点
リモートワークで専用ツールを導入する際には、以下のような注意点にも気を配る必要があります。
使用するツールは従業員のレベルに合わせる
リモートワークのために導入するツールは、従業員のレベルに合わせるのが基本です。高度なツールを導入しても、従業員が使いこなせなければその効果を引き出せません。
無駄なコストだけがかさむことになるため、従業員のスキルを踏まえた上で導入するツールを決めるのがポイントです。
まとめ
リモートワークを快適かつ事業において効果的なものとするには、専用ツールの導入が欠かせません。この機会にリモートワークにおける専用ツールの必要性と、導入時のポイントをチェックしてみてください。
テレワークを推進・導入する企業は増えてきました。東京都の調査によると都内企業ではテレワーク実施率が56.4％となり、従業員数300名以上の企業では73.2%と高い水準となっています。
企業単位ではテレワークが進む一方で、部署単位では総務・経理などのバックオフィス関連は「交代制で週1日以上出社している」と回答した方が62.4％と今だに出社率が高いことが分かります。
最も出社の要因となっているのが「郵便物の対応」です。弊社が運営するクラウド郵便「atena」は郵便物のための出社をなくし自宅などからメールのように郵便物を確認できるクラウド郵便サービスです。
atenaを導⼊することでバックオフィスの方々もテレワークを実現し、郵便物のための出社が不要になります。詳しくはコチラをご覧ください。
