新たに請求書の送付を担当することになった方の中には、「請求書を送る際に送付状は必要なのだろうか？」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。実は送付状は法律で義務付けられているわけではありません。しかし、ビジネスマナーの観点から“送付状を付けるメリット”も大きく、ケースによっては送らなくても問題ない場合もあります。
本記事では「送付状が本当に必要かどうか」「必要なケース・不要なケース」「送付する際のポイント」についてわかりやすく解説します。最後には、総務業務を効率化するヒントとしてサービス「ネットdeゆうびん」もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
送付状は必要か
まずは、送付状がそもそもどういうものなのか、そして本当に必要なのかを整理してみましょう。
送付状とは？
送付状とは、請求書や納品書などビジネスで取り交わす重要書類を同封する際に、「誰から誰に、どのような書類を送っているのか」を伝えるための書類です。一般的にはA4用紙1枚程度の簡単な文書で、宛先や送付日、送付する書類の件名や枚数などを記載します。
必須ではない
法律上、請求書を送る際に送付状を同封しなければならないという義務はありません。しかし、多くの企業が「ビジネスマナー」として送付状を活用しています。特に取引先とのやり取りでは、「少しでも失礼のないようにしたい」「正確に書類を送ったことを明確にしたい」という理由から、送付状が重宝される傾向があります。
つまり、「送付状がないからといって違法になるわけではないが、送付状を添付することで相手に好印象を与えたりトラブルを防いだりできる」というのが実務での実情です。
送付状を添付することの意義
送付状をつけると、どのようなメリットがあるのでしょうか。大きく分けて、以下の2点が挙げられます。
トラブルを防ぐ
請求書だけでなく、見積書や納品書など複数の書類を一度に送る場合、送付状に「同封している書類のリスト」や「書類の枚数」を明記することで、過不足を事前に防ぐ効果があります。
仮に相手から「書類が足りない」「違うものが入っていた」という問い合わせがあっても、送付状を見ればどの書類を何通送ったかすぐに確認できるため、トラブル対応がスムーズになります。
丁寧な印象を与える
送付状には簡単な挨拶文を添えるのが一般的です。たとえば「平素は大変お世話になっております」「今後ともよろしくお願いいたします」などの言葉をひとこと添えるだけでも、受取側からは「きちんとした対応をしてくれる会社だな」という印象を抱きやすくなります。
特に初めての取引先や、まだ関係が浅い相手の場合は、より丁寧なコミュニケーション手段として有効です。
必要ないケース
一方で、送付状を省略しても問題ないケースもあります。代表的な例を2つご紹介します。
メール、システム上で送付する場合
最近では、請求書を電子メールや請求管理システム上でやり取りする企業も増えています。
- メール送付の場合
メール本文で「お世話になっております。○○をお送りします」という挨拶や書類の概要を伝えることが可能です。そのため、紙媒体の送付状を別途作成する必要はありません。 - オンラインシステムでの一元管理
クラウド型の請求管理サービスや業務効率化システムを使う企業も増えており、システム上で書類を一括管理し、情報を共有できるため、送付状がなくても送付ミスが起きにくい仕組みが整っている場合があります。
対面で手渡しする場合
相手に直接書類を手渡しする際には、その場で内容の説明や確認ができます。そのため、わざわざ送付状を用意しなくても問題ありません。
ただし、複数の書類を手渡しする場合は、メモを添えるなど「相手が書類内容を把握しやすい工夫」をする方が良いでしょう。
送る際のポイント
ここでは、送付状を「送る」と決めた場合の、具体的な作成・送付時のポイントをお伝えします。
A4サイズ1枚で作成
送付状はビジネス文書として簡潔にまとめるのが基本です。
- 記載事項の例
- 宛名（会社名、担当者名）
- 自社名、担当者名
- 日付
- 件名（「請求書送付のご案内」など）
- 簡単な挨拶文
- 同封書類のリストと部数
- 問い合わせ先（電話番号やメールアドレス）
A4用紙1枚にまとめると相手が確認しやすく、過不足が少なくなる利点があります。
（図表1: 送付状のテンプレート例）
「請求書在中」と記載
請求書や重要書類を送る場合は、封筒の表面に赤字やスタンプなどで「請求書在中」とはっきり書いておきましょう。
- 記載位置
縦型の封筒に入れる場合は宛名の左下に、横型の封筒に入れる場合は宛名の右下に記載することが一般的 - 色使い
赤色のスタンプを使うと、受取側がすぐに請求書が入っていると認識しやすくなります。
このひと手間が、相手が開封時に書類を見落とすリスクを減らすだけでなく、「ビジネス文書の取り扱いに慣れている会社だ」という印象を与えるのにも役立ちます。
まとめ
請求書の送付状は法律で義務付けられているものではありませんが、特に郵送や複数書類を同封するときには、過不足の防止や先方への丁寧な印象を与えるために役立ちます。一方、メールやシステム上で送付する場合や対面での手渡しでは省略しても問題ありません。大切なのは「相手に必要な情報を正確に届ける」こと。状況に応じて、送付状の作成を検討してみてください。
最後に、総務業務の効率化を考えている方におすすめしたいのが「ネットdeゆうびん」というサービスです。紙の書類を送る際に必要となる印刷・封入・郵送手続きなどの工程を、Web上から簡単に完結できるため、日々の総務・経理業務の大きな負担軽減が期待できます。
「少しでも総務・経理の負担を軽減したい」「郵送業務の効率化を図りたい」とお考えの方は、ぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。
