郵便物を電子化しいつでもどこでもクラウド上で確認が出来る
クラウド郵便atenaライターチームです。
企業における業務全般を担う総務のテレワーク化を進めるには、郵便に関する手続きをデジタル化する「郵便DX」が重要です。郵便DXを導入することは多くの企業に推奨されますが、実際にどんなメリットがあるのか分からないため、躊躇している企業もいるのではないでしょうか。
本記事では総務のテレワーク化が進んでいない理由や、郵便DXのメリット・デメリットについて解説します。これから総務のテレワーク化を進める場合には、ぜひ郵便DXについてチェックしてみてください。
郵便DXとは？
郵便DXとは、企業における郵便の受け取り業務をDX（デジタルトランスフォーメーション）化することを意味します。郵便の受け取り対応などの業務には人の手が必要になるため、一般的に総務のDXは難しいと考えられています。
しかし、郵便DXを実現導入することで、現在総務のデジタル業務を妨げている多くの問題を解消できるため、完全なテレワーク化も実現可能です。今後社内全体をテレワークに移行したい企業や、総務の業務負担をデジタル化で軽減したい企業は、郵便DXの導入が重要なポイントになるでしょう。
総務のテレワーク化は進んでいない
近年はコロナウィルスの影響で、あらゆる企業がテレワークを進めています。結果的に企業内における多くの業務はテレワーク化され、在宅で作業を行うことが当たり前となっている企業も少なくありません。
その一方で、総務・人事に特化した情報を提供する「月刊総務」によると、完全にテレワークができていると回答した企業は、たったの3.4％となっています。これだけ多くの業務がデジタル化しているにも関わらず、総務のテレワーク化は進んでいないことが分かるでしょう。
総務のテレワーク化が進んでいない7つの理由
総務のテレワーク化が進まない現状には、いくつかの理由があります。以下では、総務のテレワークがなかなか進まない理由を7つ紹介します。
郵便物の対応
総務のテレワーク化を疎外する最も大きな要因は、郵便物の対応業務です。郵便物の対応業務に関しては、デジタル化すべき項目が分かりづらいため、他の業務のテレワーク化を進めて対応を後回しにしてしまう企業が多くなっています。
結果的に総務の業務だけがデジタル化できず、コロナ禍以降もそのままになっているケースも珍しくありません。郵便物の受け取りや開封業務は委託する方法もありますが、企業にとって重要な情報を扱う業務でもあるため、機密面で難しいと考える声も多数あるのが現状です。
契約書等の押印業務
総務の業務には、契約書への押印対応なども含まれます。現在も押印が必要な書類が多い企業の場合、デジタル化まで手が回らないこともあるでしょう。
一方で押印に関する問題は、電子契約化を進めることで作業を効率化できます。そもそも契約書の押印は欠かせない作業ではないため、従来の方法から脱却して電子化を図ることで効率化が可能です。
オフィスの環境整備
総務の仕事の一環であるオフィスの環境整備は、出社が欠かせない業務の一つです。そのため仮にDX化を進めることができても、結果的に出社の必要性をゼロにはできないと考えられます。
しかし、企業全体でテレワーク化を進めていければ、職場には必要最低限の環境設備を整えるだけで良くなります。「毎月一度だけ出社して管理を行う」など、環境整備に関するルールを設けることで、総務の負担は最小限に抑えられるでしょう。
電話の対応
総務は多くの取引先から電話による連絡が入る部署であるため、テレワーク化は容易ではありません。一度出社してから電話を受ける必要があるという企業も多く、テレワークが進まない理由になっています。
その一方で、近年は転送電話サービスやPBXなど、テレワーク化をサポートするさまざまなツールが展開されています。そのため自社に合ったツールを導入することで、電話対応業務にかける負担の軽減とテレワーク化が可能です。
来客への対応
総務は来客への対応のために、出社をしなければならないケースもあります。来客対応をデジタル化することは難しいため、基本的には今後も来客予定に合わせて出社する必要があるでしょう。
しかし、専用ツールで来客スケジュール管理を行えば、本当に必要なタイミングにだけ出社できるようになります。出社して来るか分からない訪問者を待つ必要はないため、総務の負担削減が実現可能です。
入社・退社の対応
総務は従業員の入社や退社の対応も行うため、企業において業務量が多い部署の一つです。例えば健康保険や厚生年金保険の資格取得手続きや、税金関係の手続きなど煩雑な業務が必要になります。
これらの業務は個人情報を含むため、簡単に社外に持ち出して作業ができない点が問題視されています。しかし、専用の労務管理システムを活用することで、入社や退社における業務も負担軽減が可能です。
施錠業務
テレワーク化が完全に済んでいない企業の場合、出勤する従業員のために施錠業務を担当しなければならない点も、総務に出社を余儀なくする要因となっています。施錠業務は単純な内容ですが、それゆえに未だ人の手を使っている企業は多く、テレワーク化が進む現代においても後回しにされやすいです。
しかし施錠業務に関しても、スマートロックなど遠隔で施錠管理ができるシステムを活用することで、総務が出社する必要はなくなります。スマートロック機能であれば、施錠忘れなどのミスも防止できるため、より確実な管理が可能です。
総務の出社における問題点は「郵便物対応」にある
以上のように、総務のテレワーク化を阻む理由はいくつもありますが、その多くがシステムの導入やルールの変更などによって対応が可能です。
一方で、郵便物対応はデジタルシステムの導入だけでは解決できず、テレワーク化をサポートするITソリューションのパッケージにも含まれていないことが、ほとんどとなっています。
そのため郵便物への対応だけが最後までDX化できないまま、総務の出社を止められない原因になってしまうでしょう。そこでポイントになるのが、冒頭からお伝えしている「郵便DX」です。
郵便DXを実現することができれば、総務の郵便物に対する業務工数を削減し、効率化を実現できます。総務のテレワーク化を進めるのであれば、郵便DXへの理解は大切な一歩になるでしょう。
郵便DXにはクラウド郵便が必須
郵便DXと聞いても、具体的にどのようなサービスなのかイメージできないこともあるでしょう。そこで以下では、郵便DXの特徴・メリットを解説します。
クラウド郵便とは場所を問わず郵便物の確認ができるを簡単に受け取れる
郵便DXを実現する際に利用されているのがクラウド郵便サービスです。クラウド郵便とは郵便物を電子化しクラウド上の管理画面からメールのようにいつでもどこでも確認出来るサービスです。
郵便物を遠隔から確認することが可能になるため、出社する必要がなくなり、自宅にいながら郵便物の確認が可能となるのがメリットです。
当社が運営するクラウド郵便サービスatenaは、オフィスに届く郵便物を弊社が一時的にお預かりし、データ化をしてお客様に通知することで誰宛のどのような郵便物が届いたのか出社せずとも確認することができるサービスです。
弊社がお預かりした郵便物は「atena」のオペレーションセンターで当日中に全て管理画面に登録を行っています。
登録が完了するとEメールや各種ツール（Slack、Teams、ChatWork、メール）を通して通知されます。
その後郵便物を確認していただき、「内容スキャン（開封して中身をPDFデータ化）」「お急ぎ配送（指定場所への配送）」「破棄」など、ご要望の処理（アクション）を選択して頂きます。
最終的にはお預かりしている郵便物を指定の住所にまとめてお返しする流れになります。
※ご要望のお客様にはオプションで郵便物の保管も行っております。
クラウド郵便atenaを利用すれば総務のテレワーク化を阻む郵便物が、Eメールと同じように場所や時間に囚われず管理ができるようにすることができます
まとめ
総務の業務をテレワーク化するためには、郵便物への対応方法を考えることが不可欠です。
企業に届けられる郵便物は毎日大量にあり、そのなかには当然重要な情報を記載したものもあります。
企業の信頼を損なわないためにも、総務のテレワーク化を行う際には、郵便物への対応を行うための郵便DXが必要になるでしょう。クラウド郵便サービス「atena」なら、届いた郵便物のスキャンや、ラベルによる分類機能など、データ上で郵便物を取り扱うための便利機能が揃っています。この機会にatenaの導入を検討し、本格的な郵便DXを進めてみてはいかがでしょうか。
