郵便物を電子化しいつでもどこでもクラウド上で確認が出来る
クラウド郵便atenaライターチームです。
テレワークが普及している昨今、新たに導入を検討する企業も増えています。しかし、実際に何からはじめればよいのか、どんな準備がよいのか分からず戸惑っている方もいるでしょう。
本記事では、テレワークの基本的なやり方や必要な準備、最適なツールについて解説します。ぜひ参考にしてみてください。
テレワークを導入するにはまず「やり方」を知ること
テレワークを実施する場合、基本的なやり方を知ることが重要です。やり方が分からないまま導入を進めても、従業員の生産性やモチベーションを下げてしまうからです。
テレワーク導入においてはどのようなやり方があるのかや、どんな課題が問題とされるのかを事前にチェックして、対策を練ることが重要になります。
テレワークの基本的なやり方について
テレワークを実施する場合、さまざまなやり方があります。ここでは、主なやり方を4つ紹介します。
テレワークのやり方①会社で使用しているパソコンを持ち出す
最も簡単な導入方法は、会社で使っているノートパソコンを持ち出して外で業務をする方法です。特別な機材やシステムを導入する必要がなく、ネット環境さえあればテレワークができるため、比較的簡単に導入を進められます。
最低限の準備しか揃っていませんが、こちらの方法で問題なく導入ができるのであれば、今後本格的にテレワークを導入しても問題が発生するケースは少ないでしょう。
一方で、セキュリティ面に不安や紛失のリスクが考えられるため、「無料Wi-Fiは使用しない」「常に肌身離さず持ち歩く」などの対策は必要です。
テレワークのやり方②リモートデスクトップで外部から操作する
会社のパソコンを外部から遠隔操作する「リモートデスクトップ機能」でも、テレワークが可能です。
自宅などから会社のパソコンを動かせるため、オフィスにいるときと変わらない作業環境が利用できるのがメリットといえます。ただし、自宅以外で操作をする場合はセキュリティリスクがあるため、注意が必要です。
テレワークのやり方③仮想デスクトップを使う
サーバー上に構築した仮想環境を使い、遠隔操作をする方法です。リモートデスクトップと異なり、サーバーにアクセスするという特徴があります。
1台のサーバーで操作が可能となるため、管理側の負担が軽減されるという点で魅力がある方法です。また、作業内容もサーバーに保存されるため、セキュリティ面でも安心して利用できます。
テレワークのやり方④クラウドアプリを使う
クラウド経由で利用できる専用アプリを使い、外部から作業をする方法も効果的です。インターネット接続ができる機器なら端末を問わないため、スマホやタブレットでの利用も可能です。
Web会議、ストレージ、コミュニケーションなど、さまざまなアプリが用意されているため、自社に必要なものを導入することで使い勝手を最大化できます。
テレワークのやり方を決めるための準備
テレワークを導入する上では、さまざまな準備が必要です。ここでは、テレワークを進める5つの準備を紹介します。
テレワークを主導するチームを作る
まずは、テレワークをスムーズに導入するために、専用のチームを立ち上げましょう。チームには各部署から代表者を募り、それぞれの立場からの意見を聞けるようにします。テレワーク化が自社にとってより魅力的なものとなるよう、やり方についての意見を出し合いましょう。
テレワークの目的を明確にする
次に、自社がテレワークを導入する目的について考えましょう。実現に必要なやり方を考えながら、選んでいくことが大切です。
例えば、業務効率化やコスト削減など、テレワークで実現できることは多いですが、すべてを一気に叶えることは難しいため、目的を絞らなければ、効果的にテレワーク導入が進んでいきません。
目標を定めた上でテレワーク化を進めていき、余裕が出たら新しい目標を設定するというフローでテレワークを導入していくやり方が効果的です。
テレワークを行う従業員数を決める
テレワーク業務に移行する従業員数を明確にしましょう。従業員数によって、最適なやり方が変わってくるためです。
最初は少人数ではじめて、徐々に対応部署を増やしていくなど自社にあったやり方を選定していくことがおすすめです。
テレワーク用の就業規則を定める
テレワークは従来の労働形態とは大きく異なります。ルールが設けられていなければ、従業員としても働きづらい環境となってしまうでしょう。
そのため、専用の就業規則や勤務時の服務規律などを定めましょう。また、文書でいつでも確認できる状態にしておくことも大切です。
テレワークのテスト方法を決める
本格的にテレワークを導入する前に、まずはテストを行いましょう。テストを実施することで、本番環境における問題点が理解しやすいためです。
さまざまな方法を試しながら、得られた結果をもとに改善点を洗い出し、改善を進めていくことが大切です。
テレワークのスタート時に必要となるツール
テレワークを進める上でパソコンなどの物理的な道具に加え、さまざまなWebツールが必要になります。ここでは、テレワークを開始する際に必要な4つのツールについて紹介します。
Web会議・コミュニケーションツール
テレワークは、コミュニケーションが不足しやすいというデメリットがあります。そのため、テレワーク中でも円滑にやり取りができるよう、Web会議とコミュニケーションツールが必要です。
これらのツールは会社全体で共通のものを使い、全員と過不足なくコミュニケーションが取れるようにすることが重要です。
データの共有ツール
テレワークで作成した成果物や、仕事の資料を共有する場所も必要です。業務上必要なデータは膨大な量になることが予想されるため、データ共有ツールを導入しておきましょう。
誰でもアクセスできると情報漏洩の危険があるため、アクセス制限がかけられるツールを選ぶべきです。
勤怠管理ツール
テレワークにおいては、従業員の進捗状況や始業・終業管理が難しいという難点があります。そのため、詳細までチェックできる勤怠管理ツールも必要となるでしょう。
ツールによっては残業や有給の申請ができるものや、従業員の操作画面をランダムに撮影できる機能が搭載されているものもあります。少しコストがかかってもそのようなツールを活用すれば、管理者の負担を軽減できるはずです。
セキュリティツール
テレワークにおいては、外部からの不正アクセスによる被害が起こりやすいです。そのため、セキュリティ環境を整備できるツールも必要です。
また、ツールだけに頼ることなく、テレワークでは直接パソコンの画面を見られたり、デバイスを盗まれたりするリスクもあるため、従業員への注意喚起も徹底するよう心がけましょう。
テレワークのやり方を実践する上での注意点
テレワークを導入する際は、3つの注意点があることを認識しておきましょう。それぞれ詳しく解説します。
予算を事前に決めておく
まずは、予算内で収まるように工夫することが大切です。テレワーク環境を整える上で、ランニングコストが発生してしまいますが、自社の予算を考慮して選ぶことで、テレワークの恩恵が受けやすくなります。
予算が少ない場合には、現在会社にあるパソコンやツールだけを使ってテレワーク環境を作ることも可能なため、自社の状況に応じて無駄のない準備が何なのかを考えておきましょう。
使用ツールや環境は定期的に見直す
テレワークのために導入したツールや環境は、定期的に見直すことが大切です。より良いサービスやツールが発見できれば、さらなる効率化を図れます。
ただし、会社の上層部だけで決定するのではなく、実際にツールを使っている従業員の意見や使い心地を聞くことも大切です。
テレワークのルールは柔軟に変更する
テレワークを導入したばかりの段階では、思わぬトラブルや課題が発生することもあるでしょう。そのような場合、最初に決めたルールに縛られていると改善に悪影響を及ぼしてしまう可能性があります。
柔軟に変更を重ねていきながら、自社に合った最適なテレワーク環境を作ることを意識し、常にフィードバックをやめない姿勢を持ちましょう。
まとめ
本記事では、テレワークの基本的なやり方や必要な準備、最適なツールについて解説しました。テレワークはやり方によって業務効率化につながります。本記事の内容も参考に、テレワークの導入を進めてみてはいかがでしょうか。
テレワークを推進・導入する企業は増えてきました。東京都の調査によると都内企業ではテレワーク実施率が56.4％となり、従業員数300名以上の企業では73.2%と高い水準となっています。
企業単位ではテレワークが進む一方で、部署単位では総務・経理などのバックオフィス関連は「交代制で週1日以上出社している」と回答した方が62.4％と今だに出社率が高いことが分かります。最も出社の要因となっているのが「郵便物の対応」です。
弊社が運営するクラウド郵便「atena」は郵便物のための出社をなくし自宅などからメールのように郵便物を確認できるクラウド郵便サービスです。atenaを導⼊することでバックオフィスの方々もテレワークを実現し、郵便物のための出社が不要になります。
詳しくはコチラをご覧ください。
引用：【2022年・まん延防止期間】テレワーク実施率含む働き方に関する調査結果（東京都内勤務の正社員対象）
東京産業労働省 都内企業のテレワーク実施状況
