大切な書類や荷物を送るときに、きちんと相手に届いたのかどうか気になりますよね。特に契約書や証明書、あるいは現金など、取り扱いに注意が必要な場合は、追跡できる郵送方法を選ぶことで安心感が大きく高まります。
本記事では、郵便局が提供する追跡可能なサービスを中心に、料金や特徴、補償内容などをわかりやすくまとめました。さらに、送付物や目的に応じた選び方も解説していきます。
追跡可能な郵送方法（概要）
ここでは、代表的な追跡サービスを提供している郵便局のオプション・配送方法をご紹介します。いずれも**追跡番号（お問い合わせ番号）**が付与されるため、インターネットやアプリで配達状況を確認できます。
書留（一般書留／簡易書留／現金書留）
書留は、重要書類や現金などを安全に送りたい場合の代表的な方法です。郵便物に対して補償が付くため、万が一の紛失・破損があった場合には規定額までの賠償を受けることができます。郵便局の窓口で受け付ける際に「書留でお願いします」と伝えればOKです。
一般書留
- 料金：基本料金 + 書留料金（480円）
- 補償：実損額を実費で賠償（上限10万円）
- 特徴：補償額が高く、重要な書類や金券などの発送に適している
簡易書留
- 料金：基本料金 + 簡易書留料金（350円）
- 補償：実損額を実費で賠償（上限5万円）
- 特徴：一般書留よりも料金が安く、少額の補償で済む場合に便利
現金書留
- 料金：基本料金 + 現金書留料金（480円） + 封筒代
- 補償：実損額を実費で賠償（上限1万円）
- 特徴：現金そのものを郵送できる唯一の方法。専用封筒を購入し、局員の目の前で封入する
参考：書留サービス（日本郵便）
特定記録郵便
特定記録郵便は、補償がない代わりに「郵便物を差し出した事実」を記録してくれるサービスです。受取時のサインは不要ですが、追跡番号が付与されるため、配達状況をWeb上で確認できます。
- 料金：基本郵便料金 + 210円
- 補償：なし（万が一の紛失・破損があっても賠償はなし）
- 特徴：
- 送り手側が「差し出した事実」を証明できる
- 受取人の受領印は不要
- 安価に追跡番号を得たい場合に便利
参考：特定記録郵便（日本郵便）
レターパック（ライト／プラス）
レターパックは、薄型の封筒に書類を入れて発送できるサービスです。全国一律料金で、土日祝日でも配達されます。
レターパックライト
- 料金：430円（全国一律）
- 厚さ3cmまで・4kg以内
- ポスト投函で配達、受取人のサイン不要
レターパックプラス
- 料金：600円（全国一律）
- 厚さ制限なし（4kg以内）、対面で配達
- 配達時には受取人のサインが必要
参考：レターパック（日本郵便）
ゆうパック
ゆうパックは荷物として発送する場合の代表的な方法です。サイズと重さが規定を満たしていれば全国に発送でき、30万円までの補償が付きます。
- サイズ・重さ上限：170サイズ（3辺合計170cm）・重さ25kgまで
- 補償：上限30万円までの実損額補償
- 追跡可能：お問い合わせ番号で配達状況を確認
- 特徴：
- 配達日時指定が可能
- 壊れ物・生ものなどの注意書きができる
- 持ち込み割引や同一あて先割引など各種割引制度あり
参考：
ゆうパケット
ゆうパケットは、比較的小型の荷物をポスト投函で受け取れるサービスです。小物商品などをゆうパケットで受け取った経験がある方も多いかもしれません。
- サイズ：3辺合計60cm以内、厚さ3cm以内、重さ1kg以内
- 料金：250～360円（サイズや契約内容による）
- 追跡番号あり
- 補償はなし
- 土日祝日配達も可能
小さい荷物で補償が不要な場合、コストを抑えつつ追跡サービスを利用できるので便利です。
参考：ゆうパケット（日本郵便）
クリックポスト
クリックポストは、Webサイト上で宛名ラベルを作成・決済できるサービスです。自宅のプリンターなどでラベルを印刷し、ポストに投函するだけで発送できる手軽さが魅力です。
- 料金：全国一律185円
- サイズ：長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内、重さ1kg以内
- 特徴：
- 追跡番号付き
- 補償なし
- 送り状を手書きする必要がなく、送り先住所をWeb上で管理できる
どれを使う？ケース別のおすすめ
追跡サービスのメリットは、「相手に確実に届いたかどうか」「いつどこにあるか」を把握できる点です。ただし、補償の有無や料金などが異なるため、送りたい物や求める安心感に応じて適切な方法を選ぶ必要があります。
書類を送りたい場合
- 補償が必要なら…
- 一般書留 or 簡易書留
- 契約書、証明書など紛失リスクを絶対避けたい場合に最適。料金はやや高め。
- コスト重視なら…
- 簡易書留：補償上限が5万円までだが、一般書留より安い
- 特定記録郵便：補償はないが、追跡番号が付く
- 厚みがある・大量なら…
- レターパックプラス / ライト：全国一律料金で送りやすい。土日祝も配達
その他の荷物を送りたい場合
- 小さい荷物＆補償不要なら…
- ゆうパケット：料金が安く、土日祝の配達も可
- クリックポスト：Web上でラベル作成でき、郵便局に行かなくても発送可能
- 日付指定・壊れ物など補償が欲しいなら…
- ゆうパック：配達日時指定や補償が手厚い
- 現金を送る場合
- 現金書留：日本郵便で唯一、現金そのものを送れる方法。上限は50万円まで補償
追跡方法（確認方法）
いずれのサービスも、**追跡番号（お問い合わせ番号）**を用いて発送・配達状況をチェックできます。ここでは、代表的な確認方法をご紹介します。
Web追跡
日本郵便の公式サイトには、**「郵便追跡サービス」**というページがあります。
- 使い方：お問い合わせ番号を入力 → 現在の配達状況が表示される
- メリット：パソコン・スマホどちらからもいつでも確認可能
参考：追跡サービス（Web）
郵便局アプリ
スマホのアプリストアから入手できる「郵便局アプリ」では、以下のような機能が利用できます。
- 配達状況の検索
- 最寄りの郵便局・ATM検索
- 集荷の依頼
- 再配達の申し込み
直感的に操作でき、スマホ上で完結しやすいのがメリットです。
参考：郵便局アプリ（日本郵便）
公式LINE「ぽすくま」
LINEの公式アカウント「ぽすくま」と友だちになると、以下のような機能を活用できます。
- 再配達申込み
- 集荷申込み
- 配達のお知らせ（通知）
- 切手作成サービス
- 転居届の手続き
LINEを日常的に使っている方にとっては、とても手軽で便利です。
参考：公式LINE「ぽすくま」
まとめ～安全・確実な郵送でトラブルを防ぐ
大切な郵便物や荷物を確実に送りたい場合、追跡サービス付きの配送方法を選択するのが得策です。書留や特定記録、レターパックなど、目的や予算に合わせて最適な方法を使い分けることで、紛失リスクを大幅に減らし、送った・届いたのやりとりもスムーズになります。
特に企業の総務部門では、重要書類や契約関連の書類を扱う機会が多く、追跡機能や補償の有無に気を配りながら発送を行わなければなりません。とはいえ、発送管理や追跡確認、郵便物の受領管理など、アナログでの対応に手間と時間がかかるのも事実です。
そこでおすすめしたいのが、「atena」という総務業務効率化ツールです。
- 「atena」の特徴
- 郵送物をデジタル化：書類をスキャンし、クラウド上で管理
- 郵便物の受け取り・仕分け自動化：受取記録を自動で作成し、担当部署へオンライン転送
- リモートワークでも問題なし：クラウドで郵便物を閲覧・対応できるため、出社しなくても対応可能
- コスト削減：紙媒体の保管スペースが不要になり、業務効率の向上で人件費も節約
「atena」を活用すれば、郵送関連の手間を大幅に削減しつつ、重要書類の管理精度を高めることができます。企業のバックオフィスをデジタル化することで、追跡番号の管理や書留の受け取りなどもスムーズになるはずです。興味のある方は、ぜひ「atena」の導入を検討してみてください。あなたの会社の総務業務が、一気に効率化されるかもしれません。
安全・確実な郵送方法を活用し、トラブルを防ぎながら大切な文書や荷物を届けましょう。そして、総務業務をデジタル化することで、より生産性の高い仕事にリソースを集中させ、企業全体の成長につなげていきましょう。
