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クラウド郵便atenaライターチームです。
テレワークを中心にした業務スタイルは、現在多くの会社に浸透しています。会社に出社せずに働けるテレワークには便利な点が多い反面、対面できないためにマネジメントが難しいという点が課題として挙げられているのが現状です。
本記事では、テレワークならではの課題や、それに合わせたマネジメント方法について解説します。
テレワークにおけるマネジメントとは？
テレワークによるメリットや成果を引き出すには、適切なマネジメントが不可欠です。まずはテレワークにおけるマネジメントの意味や、その必要性について解説します。
そもそもマネジメントの役割とは？
そもそもマネジメントとは、経営や管理といった意味を持つ英単語です。企業においては従業員の管理や目標の設定、そこに至るまでのプロセスの考案など多くの業務を担います。
組織運営には欠かせない役割であり、それはテレワーク環境でも変わることはありません。
テレワークでもマネジメントは必要
会社での通常業務と同様に、テレワークでもマネジメントは必要と考えられています。マネジメントは従業員それぞれの仕事をサポートし、働き方を改善していく役割を持つ点が特徴です。
そのため、個々の従業員が自由に働けるテレワークでは、マネジメント環境がないとその利点を活かせないケースが増えます。
テレワークでマネジメントが重要視される理由
テレワークでマネジメントが重要視されることには、さまざまな理由があります。以下では、マネジメントが重要視される背景について解説します。
テレワークの定着に欠かせない
マネジメントは、社内におけるテレワークの定着に欠かせない要素です。テレワークを社内に定着させるには、従業員が働きやすい環境を作れることが前提となります。
マネジメント環境とマネジメント手法を理解した人材が、テレワークならではの特徴を活かした働きやすい環境づくりには必要とされるでしょう。
テレワークにおけるマネジメント不足は組織の崩壊を招く
テレワークを導入したのにマネジメントによるサポート不足が続くと、組織として崩壊する危険があります。例えば、テレワーク中の仕事のやり方を個々の裁量に任せてしまうと、それぞれがバラバラに動いてしまい、組織としての機能が失われる結果を招く可能性があるでしょう。
そのため組織として成果を出すための環境づくりの一環として、テレワーク中のマネジメントに注目が集まっています。
テレワークならではの課題とは？
マネジメントの必要性をより理解するためには、テレワークならではの課題について知ることがポイントです。以下を参考に、テレワークにおける課題を確認してみましょう。
コミュニケーションが取りづらい
テレワーク中は、従業員同士や管理職とのコミュニケーションが難しくなる傾向があります。基本的に各従業員が別々の場所で働くため、ちょっとした雑談や挨拶の機会すらも減ってしまうでしょう。
コミュニケーション不足が続くと、組織としての連帯感が薄れ、結果的に生産性が低下する可能性が懸念されます。
従業員ごとの状況把握が難しい
テレワークでは従業員が実際に働いている姿が見えないため、仕事の進捗や状況の把握が難しい点も課題です。気づいたときには納期に間に合わない状況になっていたり、成果物の品質が落ちていたりといった可能性も考えられるでしょう。
従業員との連携ミスを防ぐ必要があるため、マネジメントがひとつの手法として注目されています。
仕事の評価が従来通りにはいかない
テレワークを行う場合、従来の評価基準をそのまま適用できない点も課題です。評価基準が曖昧なままテレワークを行うと、「正当な評価が受けられない」と従業員の不満が募るリスクがあります。
場合によっては評価基準や方法を一新し、テレワークに合わせた内容を取り入れる必要があるでしょう。
テレワークの課題を解決するためのマネジメント手法
テレワークにおける課題を解決するためには、マネジメントによるサポートが必要とされます。以下では、具体的なマネジメント手法を紹介します。
従業員への業務支援を的確に行う
テレワークを実施する場合、従業員に対して的確な業務支援を行うのがマネジメントの仕事です。従業員ごとの能力や現在の仕事量などを把握した上で、最適な仕事をアサインすることが求められます。
仕事を任せる際には、「なぜこの仕事をあなたにしてほしいのか」、「最終的な目的や仕事をする上での条件はあるのか」といった点を丁寧に説明して、モチベーションを高めることがコツです。
テレワーク向けのツールを取り入れる
テレワーク中のマネジメントをスムーズに行うためには、専用ツールの活用が推奨されます。例えば、Web会議ツールや勤怠管理ツールなど、遠隔から従業員を管理・支援できるシステムを導入することが検討されるでしょう。
専門のツールをそろえてテレワークにおける専用のマネジメント環境を構築し、管理や支援業務を効率化することがポイントです。
テレワーク用の評価制度を確立する
テレワーク用の評価制度を確立し、実践していくこともマネジメントの役割です。先に解説した通り、従来の評価制度のままでは正確な評価ができないことも多々あります。
テレワーク中の勤怠状況や成果などを参考に、新しい評価基準を作成する業務が必要になるでしょう。
テレワーク業務の成果をフィードバックする
テレワーク中の業務内容は、マネジメントが定期的にフィードバックを行うのがポイントです。各自の仕事に集中してコミュニケーションの機会が減ると、従業員は非効率な作業を気付かずに続けてしまう可能性があります。
定期的に業務内容や仕事のやり方をチェックし、アドバイスや指導を行うことで生産性の低下を防ぐ必要があるでしょう。
テレワーク中のマネジメントを成功させるポイント
テレワーク中のマネジメントを成功させるには、いくつかポイントを把握することが重要です。以下では、テレワークのマネジメントを成功させるためのポイントを紹介します。
気軽にコミュニケーションが取れるフィールドを作る
テレワークのマネジメントをスムーズに行うためには、気軽にコミュニケーションが取れるフィールドの準備がポイントです。従業員の相談をいつでも受け付けられるように、面倒な手続きを排除したコミュニケーション方法の確立が求められます。
チャットツールやオンライン会議ツールを活用し、マネジメント担当者と個別に連絡が取れる環境を構築するのがおすすめです。
定期的に組織で話し合う場所を設ける
テレワーク中は組織の連帯感を高めるために、定期的に話し合いの場を作るのもマネジメントを成功させるコツです。業務に関する報告を行ったり、改善策を提案しあったりと、自由な発言で交流できる時間を定期的に確保しましょう。
オンライン上でのコミュニケーションだけでなく、現実で会う機会を主催して直接の交流を促すこともマネジメントの仕事です。
仕事の目標を明確にする
テレワークでは基本的にマネジメントを行う側が、仕事の目標を明確化する必要があります。個別で働く時間が増えると、従業員は仕事をする理由や目的が分からなくなり、モチベーションが低下するケースも考えられるでしょう。
目標設定に使われるフレームワーク「OKR」などを活用し、その仕事がどんな目標の実現につながるのかを従業員に理解させることも、マネジメントの成功要素に含まれます。
タスクを可視化して管理する
テレワーク中のマネジメントでは、タスクの可視化および管理も重要です。従業員のタスクを可視化することで、それぞれの進捗管理がしやすくなります。
タスクの状況が分かれば、テレワークでも仕事を支援する従業員の派遣やスケジュールの調整など、必要に応じた柔軟な対応が取れるようになる点がメリットです。
積極的にマネジメント側から声をかける
テレワークでは、なるべくマネジメント側が個々の従業員に声をかけることが成功の秘訣です。従業員から管理側に相談を行うケースは決して多くなく、それぞれが個別で問題を抱えてしまうことが懸念されます。
仕事の連絡だけでなく、雑談なども積極的に行い、従業員のメンタル状況の把握に務めることもマネジメントの役割です。
まとめ
テレワークのメリットを引き出すには、マネジメントがその役割を理解して実践していく必要があります。
まずはテレワークにおけるマネジメントの基本と、成功のポイントを確認してみてください。
テレワークを推進・導入する企業は増えてきました。
東京都の調査によると都内企業ではテレワーク実施率が56.4％となり、
従業員数300名以上の企業では73.2%と高い水準となっています。
企業単位ではテレワークが進む一方で、部署単位では総務・経理などのバックオフィス関連は
「交代制で週1日以上出社している」と回答した方が62.4％と今だに出社率が高いことが分かります。
最も出社の要因となっているのが「郵便物の対応」です。
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