郵便DXを実現するクラウド郵便サービスとは？総務・経理のフルリモートワーク事例

進まない総務のテレワーク・リモートワーク

2020年2月頃から広まり始めた新型コロナウイルス（COVID-19）の影響で、多くの企業は急激にテレワーク（在宅勤務）への移行を余儀なくされました。

そんな中で「私の会社もテレワークになっているけれど、総務の方は交代制で出社している」という話をよく耳にするのではないでしょうか。

会社によっては営業やエンジニアなどの職種はテレワーク、総務などのバックオフィス部門は交代制で出社という所もあります。

そこで今回は総務のテレワーク化について焦点を当てながらテレワーク化の課題とその対策について紹介していきます。

郵便のデジタル化でフルリモートに atenaはコチラ

そもそも現状どのくらいの企業の総務がテレワークをできているのでしょうか？

総務系の専門誌「月刊総務」が総務部の方に絞って行ったアンケートを見てみると、緊急事態宣言でテレワークを導入している企業のうち、総務の方が完全にテレワークができていると回答した企業はたったの3.4％だったそうです。

また反対に、毎日出社していると回答した企業は20%と高い数値でした。

この結果をみるだけでいかに総務のテレワーク化が進んでいないのかということが分かります。

△月刊総務「緊急事態宣言下のテレワークと総務の対応に関する調査」より

総務のテレワークの障壁　郵便物・契約書・電話対応

では、総務部のテレワーク化はなぜ困難なのでしょうか。

別のアンケートによれば、困難な原因として契約書の押印や、電話対応、備品管理などが挙げられますが、最大の原因は「郵便物の対応」だといいます。

郵便物は、その他の原因となっている項目と違いどのようにデジタル化すればいいのか分かりにくく、対応を後回しにしてしまうケースが多いです。

さらに、法的な不安要素も大きな障壁となっています。郵便物の受け取りや開封、仕分けなどを外注するとなると、そもそも委託すること自体が大丈夫なのかなどの不安から、バックオフィスの業務の中でも特にデジタル化が難しいイメージを持たれてしまっています。

そのため、郵便物対応のために出社する比率は高く、総務の方のテレワークが困難な1番の理由が郵便物対応になってしまっています。（引用: 月刊総務アンケート）

△月刊総務「総務のリモートワークの実態」より

テレワーク化を阻む郵便物にかかる時間・工数はどれくらい？

実際に総務の方のテレワークが困難な1番の理由になっている郵便物対応には、どれだけの時間がかかっているのでしょうか。

実は普段何気なく総務の方や従業員の方が取り組まれている郵便物対応には、予想以上の時間がかかっているのです。

日々、様々な企業とお話しする中で郵便物対応にどれだけ時間をかけてしまっているか、把握している企業は想像以上に少ないはずです。

そこで、実際に「atena」を利用している会社様での平均的な郵便物に対する作業工数・時間を用いて、郵便物対応にかかっている時間を算出してみました。

すると月100件の郵便物対応になんと「2490分」もの時間が割かれていることが分かりました。※出社に要した通勤時間を含む。

このように普段気に留めっていなかった郵便物対応の時間を可視化すると、郵便物のための出社、受取人への連絡、仕分けといった名もなき仕事によって徐々に総務の方の本業の時間を侵食されてしまっているのが分かります。

クラウド郵便サービス「atena」の仕組み

ここまで総務部を取り巻くテレワーク化の現状と、テレワーク化を阻む郵便物対応にかかっている時間・工数をお伝えしてきました。

しかし、このままでは総務のテレワーク化を実現することはできません。

そこで今回総務の皆さんに紹介させていただきたいのが自社サービスである「atena」を用いた「郵便DX」です！

atenaはオフィスに届く郵便物を弊社が一時的にお預かりし、データ化をしてお客様に通知することで誰宛のどのような郵便物が届いたのか出社せずとも確認することができるサービスです。

ではどのような手順で郵便物を管理していくのか紹介していきます。

まずは郵便物のお預かり・回収です。

クラウド郵便サービスにおける郵便物の回収で一般的に馴染みが強いのは「バーチャルオフィス」に代表されるような、住所貸しの形態です。事業者の住所を他社に貸し出して、その住所をお客様の郵送先として使ってもらう方法です。

しかし、この場合だと住所を変えなければならないため、以下のようなデメリットがあります。

取引先に住所を変更するように連絡をしないといけない。
住所が郊外で信用度が低い場合がある。

そこでatena（アテナ）ではこのデメリットを解決するために「回収サービス」も提供しています。「回収サービス」では弊社のスタッフが、決まった日に会社のポストまで伺い、郵便物を直接回収しています。（※2021年12月現在東京都心部が対象）

回収した郵便物は「atena」のオペレーションセンターで当日中に全ての郵便物をデジタル化を行っています。

この「回収サービス」を使うことで従来の住所のまま、「atena」を活用して自宅から会社の郵便物を確認することができるようになります。

ここで大事になってくるのが、上記でも述べた法的な観点の問題です。

例えば刑法には、封がされている信書については正当な理由なく開封することが禁止されています（刑法 133 条）。

そのため、届いた郵便物を同意なしに勝手に開けてしまうと犯罪になってしまいます。

そこで atena（アテナ）では、お預かりした後、『郵便物の外観』と『送り主名』のみをatenaを通してお知らせしており、郵便物を勝手に開封するということはありません。

まずは「atena」や、各種ツール（Slack、Teams、ChatWork、メール）を通して確認して頂きます。

その後郵便物を確認していただき、「内容スキャン（開封して中身をPDFデータ化）」「お急ぎ転送（指定場所への配送）」「破棄」など、ご要望の処理（アクション）を選択して頂きます。

最終的にはお預かりしている郵便物を週1回、指定の住所にまとめてお送りする流れになります。

このようなサービスを利用すれば総務のテレワーク化が困難な理由である郵便物が、Eメールと同じように場所や時間に囚われず管理ができるようにすることができます。

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安心のセキュリティー

atena（アテナ）は提供開始から現在までに累計数万通以上の郵便物を電子化しているサービスです。セキュリティやコンプライアンスに関しても積極的に取り組みに力を入れています。

【セキュリティ】国際規格認証「ISO/IEC 27001:2013」の取得

atenaでは情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)に則り、全社的に情報管理の徹底と水準向上に取り組んでいます。国際規格認証である「ISO/IES 27001:2013」も取得しており、第三者からも認められています。

【セキュリティ】郵便物の管理環境には生体認証を導入

お客さまからお預かりした郵便物は以下の環境によって保管をしています。

生体認証による複数レベルの入退室管理（入館及び入室）
監視カメラによる24時間365日の記録と常時警備

また、郵便物の管理を担うオペレーターについては本人確認の徹底を行うと共に別途機密保持契約書（NDA）を締結しています。

【実績】上場企業を含む100社以上での運用実績

東証1部上場企業や、米国市場上場企業の日本法人、多国籍企業など大規模な企業も含む100社以上での運用実績があります。

もちろん、1名の個人会社やスタートアップ、中小企業の取り扱いも行っており、規模問わず様々なケースに対応しています。この運用実績は私たちのかけがえのない財産であり強みです。

導入事例・株式会社ZOZO様

日本最大級のファッション通販サイト「ZOZOTOWN」を運営する株式会社ZOZO様。

お客様の声－「新型コロナウイルスの感染拡大により、オフィスへの出勤が制限されることになりました。在宅勤務中にもかかわらず、請求書を処理するためだけに出社しなければならない状況が発生し、業務改善がいよいよ急務となりました。そこで、atenaを活用し請求書のための出社をゼロにし、経理部での在宅ワークと業務効率化を実現し、作業時間が100分の1以下に大幅短縮することが出来ました。」
詳しくは：https://atena.life/cases/zozo

導入事例・株式会社mikan様

「本質的なテクノロジー活用で、あらゆる人の英語学習によりそい人生の可能性を広げる」をミッションに、「英単語アプリmikan」を運営している株式会社mikan様。

atenaの「郵便回収オプション」を使い、渋谷にある当社オフィスから定期的に郵便物を回収。

お客様の声－「そのあとはSlackとatenaの郵便ボックスページから適宜郵便物を確認して、必要なものはメンバーの自宅に転送する形で使っています。転送依頼ボタンを管理画面上でワンクリックするだけでメンバーの自宅に届けてくれるので、自分がわざわざ転送するために封筒を用意したり郵便局に行ったりすることは無くなりました。」
詳しくは：https://atena.life/cases/mikan