近年はコロナ禍の影響や関連サービスの普及によって、テレワークを導入する企業は増えています。テレワークは新しい働き方を目指す企業や社会にとって、今後も重要な役割を担うでしょう。しかし、テレワークを実施して「業務の効率が下がった」という声もよく聞かれます。
そこで本記事では、テレワークによって業務効率が下がってしまう要因や、より効率化するための方法について解説します。また、テレワークにおいて業務効率化ができる人・下がる人の特徴も紹介するため、会社の状況と照らし合わせてご覧ください。
テレワークにおける効率の良さとは？
テレワークを導入したけれど、業務が効率的に進まないというケースは意外と多いです。それは、従業員が従来の業務環境から大きく乖離した状態に、置かれてしまうケースが原因だと考えられます。
例えば一般的な会社勤務の場合には、常に業務に慣れている上司が近くにいるため、悩んだときは改善するために質問を投げかけることが簡単にできました。しかし、テレワークの場合は誰も現状に慣れていないため、改善策をアドバイスしてくれる存在がいなくなり、結果として効率が下がった状態が続いてしまうケースも少なくありません。
特に現状は、まだテレワークにおける普遍的な効率の良さが見つかっていないため、各企業がそれぞれ自社に合った効率性を探していく必要があるでしょう。
テレワークで効率が下がってしまう要因
テレワークで業務効率が低下する要因には、さまざまなものが考えられます。以下では、テレワークにおける効率低下の要因になり得るものを紹介します。
孤独によるストレス
テレワーク中は、自分以外の従業員が働いている姿を確認できない状態が基本です。普段から他の人とコミュニケーションを取りながら仕事をすることにやりがいを感じていた人にとっては、この環境がストレスの原因になる可能性があります。
予期せぬトラブルに陥った場合も、誰にも相談できないことがあるため、プレッシャーによるストレスを感じることもあるでしょう。こういったストレスは体調面に悪い影響を与えるため、結果的に業務効率の低下につながる可能性があります。
業務に対するモチベーションの低下
従業員によってはテレワークという働き方では、モチベーションを維持できないというケースも見られます。例えば他の人とコミュニケーションが取りづらい、誰にも仕事の成果を見てもらえないなどといった理由が原因となって、業務へのモチベーションが下がることも多いです。
特に従来の業務でチームワークを重視していた企業などは、テレワーク中でも仲間と連携を取りながら業務を行える環境を構築し、モチベーションの低下を防ぐ工夫が求められるでしょう。
コミュニケーション不足
これまでコミュニケーションに重きを置いて仕事をしていた従業員は、テレワーク環境そのものにストレスを感じてしまうことがあります。コミュニケーション不足によるストレスは、連絡ミスによる失敗を誘発したり、人間関係の希薄化によってチームワークを乱したりといったさまざまなデメリットを生み出します。
業務生産性を向上させるには、こういったリスクを避けるコミュニケーションが必要になるため、具体的な解消方法を模索することが重要です。
環境整備ができていない
従業員によっては、テレワークに必要な環境が整っていないために、業務効率が下がってしまうこともあります。オフィスの場合は必要機材が全て整っていて、必要に応じて自由に使うことができますが、自宅では基本的に新たに自分で環境を導入しなければいけません。
スムーズに仕事を進めるために必要な環境を授業員に整えさせることも、テレワークを進める上で重要なプロセスになります。
テレワークで業務効率化ができる人の特徴
テレワークで上手く業務効率化ができる人には、いくつか特徴があります。以下で紹介する特徴を参考に、どんな人がテレワークにおける業務効率化を牽引できるのかチェックしてみましょう。
仕事の効率化に何が必要かを考える人
仕事の効率化を進めるために、何が必要かを自発的に考えられる人は、仕事が上手くいきやすい傾向にあります。常に自分から効率化に必要な手段を探せる自主性は、結果的に必要な環境構築やモチベーションアップにつながるでしょう。
また、必要な情報が発生したときにまずは自発的に調べ、それでもわからない場合に質問を投げかけるという流れを意識して行える人も、テレワークの業務効率化を牽引する貴重な人材になると考えられます。
自己管理ができる人
テレワークでの業務中には、近くにテレビ、漫画、YouTubeといったさまざまな娯楽の誘惑があります。そういった誘惑に負けてしまう人は、業務効率の低下を避けることはできないでしょう。
逆に自己管理を徹底して行い、プライベートと仕事を上手く分けられる人は、仕事に集中して効率化を実現しやすくなります。
テレワークで業務効率が下がる人の特徴
テレワークにおいて業務の効率が低下する人にも、いくつかの特徴があります。以下では、業務効率が低下しやすい人の特徴について解説します。
質問や報告が苦手な人
仕事が完了したのに次の指示がくるまで待っていたり、仕事に関する不明点を質問することが苦手だったりする人は、テレワークに向かない可能性があります。質問や報告がきちんと行えないと、間違った状態で仕事を進めてしまい、後で大幅な修正が必要になることもあるでしょう。
こういった傾向の従業員は、質問や報告が面倒臭い行為だと考えている場合が多いため、ビジネスチャットなど簡単にコミュニケーションが取れるツールを活用することで、問題を解決できる可能性があります。
言語化が苦手な人
自分の状況や欲しい情報をテキストで伝えるのが苦手な人も、テレワークにおける業務効率化が苦手だと言えます。テレワークにおいては、何に困っているのかを理解したうえで、どんなことをして欲しいのかを正確に伝える能力が必要です。
そういった能力に自信のない従業員が多い場合、Webカメラを使った対話形式のコミュニケーションツールなどを上手く活用することで、問題を解消できるケースがあります。
テレワークを効率化する方法
テレワークにおける業務効率化を目指すのなら、具体的に効率化する方法を知ることがポイントです。以下を参考に、テレワークを効率化する方法をチェックしてみてください。
チームで業務を分担する
基本的にテレワークにおいては、明確に業務を分担してタスクを割り振ることが効率化のためには必要です。テレワークではどの仕事に誰が責任を持っているのかが分かりづらいため、フォローなどの対応もしづらくなります。
メンバー同士で仕事の状況を把握し合えるように、社内で進捗確認のルールなどを設けることがポイントです。
コミュニケーションツールを導入する
先ほども述べた通り、テレワークにはコミュにケーション不足という大きな問題があります。業務効率の低下やストレスの発生などさまざまなリスクにつながるため、テレワークの導入時には一緒にコミュニケーションツールを利用することが重要です。
例えばビジネスチャットやWeb会議システムなどを併用することで、相手の状況が見えるようになり、業務で孤独を感じることも少なくなります。
テレワーク手当支給制度を導入する
自宅環境が整っていないことが原因で業務効率が下がっているなら、「テレワーク手当支給制度」の導入が検討されます。デスクやワークチェア、ディスプレイなどがあれば業務効率が上がることを知っていても、個人で購入するのは大変な負担となるため、見送ってしまう従業員も多いです。
そこで会社が率先して手当を出すことで、従業員のテレワーク環境を充実させ、結果的に大きな利益につなげることができます。
雑談部屋を設ける
テレワークにおけるコミュニケーション不足を解消する手段の一つに、雑談部屋を設ける方法があります。雑談部屋とは業務に関係のない話をする部屋で、ビジネスチャットやWeb会議システムを活用して設置します。
従業員同士の会話が増えるきっかけになることはもちろん、有益な情報共有につながるケースもあるでしょう。
ただし、雑談部屋でコミュニケーションを取ることが嫌な従業員もいるため、強制する必要はありません。
明確な評価制度を設ける
テレワーク中は誰にも仕事をしている姿を見てもらえないため、「適切な評価が得られないのでは」と不安に感じる従業員もいます。
対策としてテレワークにおける明確な評価制度を設けることで、モチベーションアップの維持を支援することもおすすめです。業務の成果に対してインセンティブを設けるなど、新たな評価制度を設けることも考えられます。
まとめ
テレワークは多くのメリットを持つ一方で、業務効率を低下させる可能性のあるスタイルです。この機会にテレワークにおける効率低下の原因と効率アップの方法を確認し、適切な環境構築を目指してみてはいかがでしょうか。
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テレワークを推進・導入する企業は増えてきました。
東京都の調査によると都内企業ではテレワーク実施率が56.4％となり、
従業員数300名以上の企業では73.2%と高い水準となっています。
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