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クラウド郵便atenaライターチームです。
テレワークへ業務を移行する企業が増えていますが、効率的に仕事を進めるためには、既存の環境をそのまま使用するだけでは不十分です。専用のテレワーク環境を整備し、必要なものを理解して導入を行う必要があります。
本記事ではテレワークに必要なものと、企業が用意すべき環境について解説します。
テレワークに必要なものとは？
テレワークに必要なものには、大きく分けて2つの種類があります。以下では、テレワークに必要なものの種類とその詳細について解説します。
会社にとって必要なもの
テレワークを実施する際には、会社にとって必要なものを把握しなければなりません。会社にとって必要なものとは、主にテレワークの基盤となるシステムのことを指します。
例えば、全従業員が同じ環境下でテレワークができるように、使用するツールやソフトウェアの選定が必要です。
従業員にとって必要なもの
実際にテレワークを行う従業員にも、必要なものがいくつかあります。従業員にとって必要なものとは、主に「テレワークに必須になるもの」と、「業務を快適にするもの」に分かれます。必須なものにはネット回線やパソコンなどが当てはまり、快適にするものにはデスクやヘッドホンなどが含まれるでしょう。
テレワークで会社に必要なもの
テレワークにおける「会社に必要なもの」は、業務を行うための基礎となる重要な要素です。以下では、会社にとって必要なものについて解説します。
テレワーク中の勤怠管理システム
従業員の勤怠状況を管理するシステムは、会社が準備するべき「テレワークに必要なもの」です。正当に業務を行っていることや、進捗状況を管理できるシステムを導入することで、離れた場所にいても従業員の監視と支援が行えます。
また、従業員のテレワークにおける仕事を評価するためにも、勤怠管理システムは必要なものとなるでしょう。
全体で使用するコミュニケーションツール
テレワーク中にコミュニケーションを行うためのツールも、必要なもののひとつです。チャットツールやWeb会議ツールを導入して、離れていてもしっかりとコミュニケーションが取れる環境整備が求められます。
ただ導入して終わりではなく、ツールを使って定期的なミーティングを行ったり、気軽に上司に相談できたりする手続きの確立が重要です。
ファイルを共有するストレージ
テレワークでは従業員全体で仕事のファイルを共有するために、専用のストレージを用意する必要もあります。一般的にはクラウドストレージを使って、外部から簡単にファイルにアクセスできるようにする方法が選択されるでしょう。
クラウドストレージを利用する際には、情報漏洩などのリスクを考慮して高セキュリティのサービスを選ぶのが基本です。
従業員のテレワーク業務に必要なもの
テレワークにおける「従業員に必要なもの」にも、いくつかの種類があります。以下を参考に、従業員が準備するべきものを把握しておきましょう。
テレワーク業務を行うパソコン
基本的にテレワークで業務を行うには、パソコンが必須です。テレワークを行う全ての従業員が、まずはパソコン環境を整える必要があるでしょう。
セキュリティ面やソフト・ツールを使用するためのスペックを考えると、企業が個々の従業員にテレワーク用のパソコンを貸し出すのが理想です。
インターネット回線
テレワークではパソコンだけでなく、ネット回線も必須です。自宅で仕事をする場合には、業務に支障が出ないように通信速度が安定している回線を契約してもらう必要があります。
自宅外の場所で業務を行う場合、使用する回線が安全なものであるのかを、必ず確認したうえで接続するように指導します。
Webカメラやマイクなど
テレワーク中のWeb会議を行うために、カメラやマイク、ヘッドセットなどが別途で必要になることもあります。映像の遅延や音声トラブルが起きないように、ある程度のクオリティを持つ製品が求められるでしょう。
これらの製品はパソコンに付属している場合には不要となるため、無駄な出費とならないように購入前に確認が必要です。
パソコンの周辺機器
テレワークの定着させるのなら、プリンターやスキャナーなどパソコンの周辺機器も必要です。急いで用意しなくても問題ないことが多いため、実際にテレワーク業務を行い、必要となった段階で導入する形も考えられます。
業務効率化を図るなら、モニター、キーボード、マウスなどにこだわることも検討されます。仕事で使う頻度の高い周辺機器に関しては、積極的に良いものを導入していくことも考えられるでしょう。
業務のための作業スペース
テレワークを自宅で行う場合には、ある程度の作業スペースが必要となります。従業員が作業スペースを確保できるか事前に確認し、業務に支障が出ないようにしておくことがポイントです。
また、デスクやチェアなどは効率的な作業に欠かせないため、購入費用の補助や現物支給なども考慮されます。その際には従業員の作業スペースを考慮して、サイズなどを調整することも重要です。
テレワークをはじめる前に準備すべきこと
テレワークを実際にはじめる前の段階でも、いくつか準備すべきこと・ものがあります。以下では、テレワークの実施前に準備すべきこと・ものについて解説します。
テレワーク用のセキュリティ環境
テレワークを安全に行うためのセキュリティ環境は、事前に準備が必要です。会社のデータを外部（個々の自宅やサテライトオフィス）に持ち出すためには、万全なセキュリティ環境の構築が欠かせません。
必要なセキュリティ環境は、リモートデスクトップ方式、仮想デスクトップ方式、クラウドアプリ方式、社内パソコンを提供する方式など、テレワークの方法次第で変わります。
従業員に対し必要なものを伝えられるようにしておく
従業員がテレワーク環境をスムーズに構築できるように、必要なものをアドバイスできるように準備するのもポイントです。はじめてテレワークを行う場合、何が必要なのか分からない従業員も多いと予想されます。
厚生労働省が、「自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備」をガイドラインとして公開しているため、こちらを参考に従業員にアドバイスを行うのがおすすめです。
テレワークに必要なものは会社が支給すべきか
テレワークに必要なものは、従業員がそれぞれ準備する方法と、会社が支給する方法の2パターンが考えられます。以下では、テレワークに必要なものを会社が支給・負担すべきかについて解説します。
業務に必要なものは会社が負担することも多い
テレワークに必要な環境を整備するための初期費用等は、会社側がある程度負担するケースが多いです。また、自宅をメインにテレワークを行う場合、光熱費などのランニングコストも支払うことがあります。
光熱費やネット回線料金など仕事の継続に必要な経費は、業務に必要な一方でプライベートでも使用されるため、支給額に上限を設けるなど従業員側と話し合って調整を行うことがポイントです。
テレワーク導入時には助成金を申請する
テレワークの導入時には、助成金制度を利用できるケースがあります。助成金があれば導入にかかる費用負担を軽減できるため、積極的に利用していくことがおすすめです。
例えば「テレワーク促進助成金」「テレワーク定着促進助成金」など、いくつか種類があるためそれぞれの申請期限や条件を確認しておくとよいでしょう。必ずしも申請が通るとは限らないため、助成金をあてにして導入コストを高めすぎないように注意してください。
テレワークに必要なものを見極めるポイント
テレワークの導入時には、必要なものを見極めて無駄なコストを極力削減することが重要です。以下では、テレワークに本当に必要なものを見極めるポイントを紹介します。
テレワーク中の従業員からヒアリングを行う
実際にテレワークを行っている従業員にヒアリングを行い、必要なものを確認するのがポイントです。具体的なものを提案してくれる可能性が高く、実用性のあるものを提供できます。
要望が多いものに関しては、会社から全従業員に支給することも検討されるでしょう。
他企業の事例を参考にする
テレワークの導入時には、既にテレワークを行っている他企業の事例を参考にすることもポイントです。
どのような経緯でテレワークを実施したのか、どんな準備を行ったのか、実際に利用している環境はどのようなものかといった点を参考にすることで、自社に必要なものを想定しやすくなります。
自社でも必要になり得るものを他企業の事例からピックアップし、話し合いを通して導入を検討することも考えられるでしょう。
まとめ
テレワークの導入時には、必要になるものが多数あります。設備や製品など、さまざまなものがテレワークに必要な環境を形作るので、この機会に詳細をチェックしてみてはいかがでしょうか。
テレワークを推進・導入する企業は増えてきました。
東京都の調査によると都内企業ではテレワーク実施率が56.4％となり、
従業員数300名以上の企業では73.2%と高い水準となっています。
企業単位ではテレワークが進む一方で、部署単位では総務・経理などのバックオフィス関連は
「交代制で週1日以上出社している」と回答した方が62.4％と今だに出社率が高いことが分かります。
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