「郵便物の確認や発送のために、誰かが必ず出社しなければならない」 テレワークが普及した現代において、このようなお悩みを抱える総務・バックオフィス担当者の方は多いのではないでしょうか。
紙の郵便物は、確認漏れや紛失のリスクがあるだけでなく、保管場所の確保も必要です。本記事では、こうした郵便業務の課題を解決する「郵便のオンライン化」について解説します。オンライン化のメリットや具体的なサービス、導入事例などをご紹介します。業務効率化やコスト削減を実現したい方はぜひご一読ください。
郵便のオンライン化とは
郵便のオンライン化とは、会社に届く紙の郵便物をスキャンしてデータ化し、PCやスマートフォンからメールのようにオンラインで確認・管理できるようにすることを指します。
コロナ禍をきっかけにテレワークが普及する中で、出社しなければ対応できない郵便業務が多くの企業で課題となりました。郵便業務をオンライン化できるサービスでは、専門業者が郵便物を代理で受け取り、内容をデータ化してクラウド上にアップロードします。
郵便をオンライン化することで、総務担当者は場所や時間にとらわれず郵便業務を完結させられるようになり、業務の効率化と多様な働き方を実現できるでしょう。
郵便をオンライン化すべき理由
従来の郵便業務には、開封や仕分け、担当者への配布といった多くの手作業が伴い、見えない人的コストが発生します。また、担当者の出社が前提となるため、テレワークや柔軟な働き方を推進する上での障壁となってしまいます。
さらに、物理的な書類は確認漏れやオフィス内での紛失といったリスクも常に伴います。しかし、郵便をオンライン化すれば、これらの課題をまとめて解決できるのです。
ここでは、業務効率化によるコスト削減や多様な働き方への対応、そしてセキュリティ強化の観点から、今なぜ郵便のオンライン化が必要なのか、具体的な理由を詳しく解説します。
業務効率化で人的コストを削減できる
郵便をオンライン化すべき大きな理由は、業務効率化による人的コストの削減です。従来、総務担当者が行っていた郵便物の受け取り・開封・仕分け・各担当者への配布といった一連の手作業が不要になります。
オンライン化すれば、郵便物はデータとして直接担当者に通知され、PC上で簡単に内容を確認できます。これまで郵便業務に費やしていた多くの時間と手間を大幅に削減できるため、従業員はより生産性の高いコア業務に集中できるでしょう。
郵便のオンライン化による業務効率化は、目に見えない人的コストの削減につながります。
テレワーク・外回りが多い環境でも郵便業務を継続できる
コロナ禍以降、テレワークを活用した働き方が一般的になりました。しかし、「オフィスに届いた請求書を在宅勤務の担当者が確認できず、支払いが遅れる」といったように、業務に支障をきたすケースが発生するようになりました。
郵便をオンライン化すれば、担当者はどこにいてもPCやスマートフォンから即座に内容の確認が可能です。出社を前提としない業務フローを構築できるため、多様な働き方に柔軟に対応しながら、業務を停滞させることなく継続できます。
また、外回りが中心の働き方の場合でも、オフィスに出社せずに郵便の内容を確認できるため、スムーズに業務を進められるようになります。
書類の確認漏れや紛失を防げる
テレワークの導入で出社が不定期になると、郵便物の確認にタイムラグが生じ、担当者への共有も遅れがちです。その結果、重要な契約書や請求書の確認漏れ、書類の紛失リスクが高まります。
これらの問題は、対応が遅れるだけでなく、企業の信用低下にもつながりかねません。郵便をオンライン化すれば、届いた書類はすぐにデータ化され、確認履歴もクラウド上に記録されます。
郵便のオンライン化は、人為的なミスを防ぎ、物理的な紛失リスクをなくせます。結果として、ガバナンスの強化にもつながります。
郵便のオンライン化でできること
郵便のオンライン化には、便利な機能が数多く備わっています。たとえば、オフィスに郵便物が届けば担当者のPCやスマートフォンに自動で通知が届き、出社せずとも中身をすぐに確認できます。
さらに、クラウド上の管理画面から数クリックで、担当者への転送指示や、保管しておきたい書類のPDF化も可能です。
ここでは、日々の郵便対応を大幅に効率化し、テレワークを円滑に進めるための具体的な機能について、一つずつ詳しく解説していきます。
郵便物が届いた際のオンライン通知
郵便をオンライン化すると、オフィスに郵便物が届くたびに、指定した担当者へ自動で通知が届くようになります。多くのサービスでは、普段の業務で利用しているSlackやMicrosoft Teams、Chatworkといったチャットツールと連携が可能です。
オンライン通知により、担当者は出社せずともリアルタイムで郵便物の到着を把握でき、重要な書類の確認漏れを防止できます。
通知を受け取った担当者は、その場ですぐにオンライン上で内容を確認し、PDF化や転送などの次のアクションを指示できるため、業務のスピード向上に直結します。
郵便物の担当者への転送
オンライン化された郵便物は、データを確認した後、担当者や関係部署へオンライン上で簡単に転送・共有できます。従来のように、総務担当者が紙の郵便物を一つひとつ手作業で仕分けし、各部署の担当者へ配布して回るといった手間は一切不要です。
管理画面から宛先を選択するだけで瞬時に共有が完了し、サービスによってはチーム機能などを活用して自動で仕分けます。
そのため、配布業務にかかる時間や労力を大幅に削減し、本来のコア業務に集中できる環境を整えられます。
郵便物のPDF化
郵便のオンライン化サービスを活用すれば、オフィスに届いた紙の郵便物を開封し、スキャンしてPDF形式のデータとして受け取れます。
担当者は出社することなく、PCやスマートフォンから請求書や圧着ハガキなど、とくに取り扱いに注意が必要な郵便物の内容を迅速に確認できます。サービスによっては、依頼から最短数分でデータ化が完了するため、急ぎの書類にも対応可能です。
PDF化されたデータは、そのまま社内システムで回覧や申請に利用できるため、ペーパーレス化の推進や業務フロー全体の効率化・スピードアップに貢献します。
郵便のオンライン化事例
ここまで郵便をオンライン化するメリットについてご紹介しましたが、「実際に導入した企業がどのような効果を得ているのか」といった具体的な活用イメージを知りたい方も多いのではないでしょうか。
ここでは、クラウド郵便サービスを導入し、総務・バックオフィス業務の効率化やスムーズなテレワーク体制の構築、コスト削減などを実現した3社の事例をご紹介します。
各社の導入前の課題や導入後の変化を知ることで、自社で導入した場合のメリットが具体的にイメージしやすくなるでしょう。ぜひ参考にしてください。
株式会社リアルミー
人材紹介事業を手掛ける株式会社リアルミー様では、バックオフィス担当者が郵便物の確認のためだけに出社せざるを得ないことが、完全リモートワークへの障壁となっていました。
そこで、クラウド郵便サービス「atena」を導入。これにより、出社は不要となり、担当者は往復2時間の通勤時間を削減し、コア業務へ集中できる環境を実現しました。
また、郵便履歴がデータとして残るため、担当者一人でも業務が属人化することなく、スムーズな情報共有が可能になります。
詳細：在宅勤務と育児を両立するバックオフィス担当のatena活用術。書留の受け取りも請求書のPDF化もオンラインで完結。
ガーディアン・アドバイザーズ株式会社
M＆Aアドバイザリー業務を行うガーディアン・アドバイザーズ株式会社様では、ほぼ100％のテレワーク体制を導入していましたが、郵便物の確認のためだけに出社しなければならない状況が課題となっていました。
そのため、単なる転送サービスではなく、DXの観点から郵便物を「データ化」できるatenaを導入。一度はシェアオフィス付帯のサービスへ切り替えましたが、結局は出社が必要となり、創出された時間をより付加価値の高い業務へ充てられるatenaの価値を再認識し、再契約に至りました。
詳細：シェアオフィスでもatena！ シェアオフィス付帯の郵便受取サービスよりもatenaを選んだ理由とは
株式会社メンパクパートナーズ
大阪に本社を置く株式会社メンパクパートナーズは、福岡を中心に展開する株式会社OWNERS CLUBが開発した日本初の定額制修繕サービス「メンパク」の全国展開を押し進めており、複雑化した郵便物の管理に課題を抱えていました。
当初は代表者の自宅へ郵便物を転送していましたが、代表者の頻繁な出張により確認が遅れがちで、管理担当者がその都度Slackや電話で内容を確認する作業が大きな精神的負担となっていました。
そこで郵便のオンライン化サービス「atena」を導入し、郵便物が届けば全社員に自動で通知が届く仕組みづくりに取り組みました。atenaの導入により、確認のための連絡業務をなくし、担当者の負担軽減と出社の手間を省く効率的な業務体制の構築に成功しています。
詳細：多拠点でも郵便物管理がスッキリ！経営者&子育て中在宅勤務社員の2つの視点から見るatenaの効果
郵便をオンライン化できるatenaとは
郵便業務のオンライン化のメリットや事例を解説してきましたが、「自社でも郵便業務をオンライン化したい」と感じられた方も多いのではないでしょうか。
しかし、いざ導入を検討し始めると「数あるサービスの中から、どれを選べば自社の課題を解決できるのか」という新たな疑問が生まれます。そのようなサービス選定でお悩みの担当者様にご紹介したいのが、クラウド郵便サービス「atena」です。
atenaは単に郵便物をデータ化するだけでなく、企業のバックオフィス業務全体の効率化を見据えて設計されています。
ここでは、atenaの具体的な機能や導入しやすい料金体系について詳しく解説します。
郵便物をオンラインで確認できるクラウド郵便サービス
atenaは、会社に届く郵便物をオンライン上で確認・管理できるクラウド郵便サービスです。契約後に発行される専用の住所に届いた郵便物は、まず外観がスキャンされ、担当者へチャットやWebの管理画面を通じて通知が届きます。
担当者はその通知を見て、中身のPDF化（無料）や指定先への原本転送、不要なDMの破棄といった対応を、すべてワンクリックで簡単に依頼できるのです。
これらの機能により、面倒な郵便物の確認や社内配布の手間がなくなり、出社せずに郵便業務を完結できる体制を構築できます。
月額5,000円（税抜）から利用可能
atenaは、月額5,000円（税抜）からという、導入しやすいシンプルな料金プランが魅力です。この基本料金には、受け取った郵便物のPDF化（5ページまで無料）や不要な書類の破棄、2週間に1回の定期的な原本転送といった基本的なサービスが含まれています。
最初の50通までは月額一律5,000円となっており、51通以上は1通ごとに料金が加算される仕組みとなっているため、事業規模や郵便物の量に応じて無駄なコストをかけずに運用を開始できます（151通以上は別途お見積り）。
お急ぎの場合の都度転送など、必要なサービスだけを追加できるため、コストパフォーマンスを重視する企業に最適なサービスです。
まとめ
本記事では、郵便業務を効率化するための「郵便のオンライン化」について、そのメリットや具体的な機能、導入事例を交えて解説しました。
郵便のオンライン化は、テレワークへの対応や人的コストの削減、書類の紛失防止など、総務・バックオフィス部門が抱える多くの課題を解決する有効な手段です。
紙の郵便物のために出社が必要な体制に限界を感じている方や、現状の郵便業務を効率化したいとお考えの方は、ぜひクラウド郵便サービス「atena」などの導入を検討してみてください。
