郵便物対応の手間やリスク、どう解消する？

“クラウド郵便”で実現する業務効率化

オフィスへの出社が増え、以前の働き方に回帰する企業も多い今日この頃。一方で、郵便物に関する課題は以前と変わらず、総務や管理部門をはじめとする多くの方を悩ませています。

大量に届く請求書や契約書、各種案内の仕分けや管理
重要書類の見落とし・紛失リスク
担当者不在時のスムーズな対応

これらは場所に関係なく、オフィス勤務が中心になったとしても必ず発生する問題です。そこで近年注目されているのが、“クラウド郵便”を利用した郵便物のデジタル化。紙ベースの郵便物を電子化し、いつでもどこでも素早く対応できる仕組みを整えることで、多くの企業が生産性向上とリスク削減を実現しています。

郵便物にかかる時間・工数はどれくらい？

総務のテレワークを阻む最大の要因である「郵便物対応」には、実は想像以上の時間がかかっています。普段は意識されにくい仕分けや連絡といった作業に、多くの企業では具体的な工数を把握できていません。そこで「atena」利用企業のデータをもとに算出してみると、月100件の郵便物対応だけで「2490分」（通勤時間含む）も割かれていることがわかりました。こうして可視化してみると、郵便物対応がいかに総務の本業の時間を侵食しているかが改めて浮き彫りになります。

郵便物デジタル化のメリット

1. 管理工数の大幅削減

受け取る郵便物をデジタル化しておけば、担当者や宛先ごとに自動仕分け可能。郵便到着のたびに手作業でチェックしたり、保管場所を確保したりといった手間を削減できます。

紙の山から解放され、検索性も飛躍的に向上
オフィスに出勤していなくても、担当者がオンラインで確認可能

2. 紛失・見落としリスクの低減

重要書類が紛失してしまうと、企業の信用問題にも発展しかねません。デジタル化することで、到着記録や開封状況などがシステムに残るため、紛失リスクを最小限に抑えられます。

3. セキュリティ強化・コンプライアンス対応

封書を開封する際には法的リスクや機密情報の管理が欠かせません。クラウド郵便サービスでは、利用者の同意を得た上で開封・スキャンを行う仕組みが整備されており、刑法や信書法への対応、犯罪収益移転防止法にもとづく本人確認が実施されるなど、厳重な運用体制が敷かれています。

4. オフィスの省スペース化

郵便物の保管場所が不要になるだけでなく、シュレッダーや大量の書類棚も削減できるなど、オフィス環境を有効活用できます。必要に応じた期間だけ紙原本を残し、それ以外はスキャンデータで管理できるため、書類の整理・廃棄コストも削減可能です。

クラウド郵便サービス「atena」の仕組み

郵便回収
- 事業者のスタッフが定期的にオフィスのポストを回収（あるいはバーチャルオフィス形式を利用）
電子化（スキャン・システム登録）
- 郵便物を専用のオペレーションセンターでスキャンし、宛名や差出人情報と紐づけ
- 利用者へオンライン通知
ユーザーによる処理指示
- 必要に応じて「内容スキャン」「転送」「破棄」などをワンクリックで依頼
まとめて転送・保管
- 紙原本が必要な郵便物は週1回などの頻度でまとめて送付
- 不要なものは溶解処理会社で安全に破棄

多くの上場企業を含む導入実績を背景に、厳格なセキュリティ体制を確立。たとえば、ISO/IEC 27001取得や生体認証システムによる入退室管理、24時間監視カメラの設置など、第三者からも認められた運用管理を行っています。

法的リスクへの対応も安心

郵便物の開封
郵便法と刑法の観点から、正当な理由なく第三者が郵便物を開封することは禁止されています。atenaなどのサービスでは、利用者が「開封して良い」と意思表示をした場合のみ開封しPDF化しており、違法性を回避。
信書の転送
信書を取り扱う際は、信書便事業者の免許が必要になります。atenaをはじめとする正規サービスでは許可を得た方法で転送する仕組みが整備されており、コンプライアンスを遵守しています

安心のセキュリティー

atena（アテナ）は提供開始から現在までに累計数万通以上の郵便物を電子化しているサービスです。セキュリティやコンプライアンスに関しても積極的に取り組みに力を入れています。

・国際規格認証「ISO/IEC 27001:2013」の取得

atenaでは情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)に則り、全社的に情報管理の徹底と水準向上に取り組んでいます。国際規格認証である「ISO/IES 27001:2013」も取得しており、第三者からも認められています。

・郵便物の管理環境には生体認証を導入

お客さまからお預かりした郵便物は以下の環境によって保管をしています。

生体認証による複数レベルの入退室管理（入館及び入室）
監視カメラによる24時間365日の記録と常時警備

また、郵便物の管理を担うオペレーターについては本人確認の徹底を行うと共に別途機密保持契約書（NDA）を締結しています。

事例紹介

東証プライム上場企業や、米国市場上場企業の日本法人、多国籍企業など大規模な企業も含む100社以上での運用実績があります。

もちろん、1名の個人会社やスタートアップ、中小企業の取り扱いも行っており、規模問わず様々なケースに対応しています。この運用実績は私たちのかけがえのない財産であり強みです。

導入事例・WASSHA株式会社様

IoTテクノロジーを活用した未電化地域の人々への電力サービスの提供と、海外での小売プラットフォーム事業を展開されているWASSHA株式会社様。

お客様の声－「少ないコストで課題をスッキリ解決でき、業務をルーティン化できたのはよかったです。atenaはデジタル上で郵便物を網羅的に把握できる状態にしてくれました。これを機に、郵便物に限らない会社全体のデータ整理にも着手することができるようになりました。業務改善を推進しはじめることができ嬉しく思います。」
詳しくは：https://atena.life/cases/wassha

導入事例・東日本税理士法人様

医療・介護経営に特化した会計事務所である東日本税理士法人様

お客様の声－「郵便物確認の頻度も上がったので、早期に内容を知り得るようになりました。郵便対応の質が上がったと感じています。さらに効果を感じているのは、情報の秘匿性の高さを保持したまま、最終的に溶解処理といった現物破棄まで一期通貫でできるという点です。この点は、経営者の方は特にメリットを感じる部分ではないでしょうか。」
詳しくは：https://atena.life/cases/higashinihon