総務部門は、人手不足や業務量の増加に常に悩まされがちです。属人化や多岐にわたる業務範囲、さらにはアナログな作業が多いことで、担当者の負担はどんどん大きくなります。本記事では「なぜ効率化が必要なのか」「効率化によって得られるメリット」「実際にどのように進めていけばよいのか」を分かりやすく解説します。総務の抱える課題解決の参考にしてみてください。
総務が抱える課題
属人化
総務の業務には、長年の慣習によるノウハウが個人に蓄積されているケースが多々あります。そのため、特定の担当者が休職・退職した際に仕事が滞りがちです。業務の属人化は、引き継ぎ不足やミスを招き、企業全体の生産性を低下させる大きなリスクになります。
業務範囲が広い
文書管理、備品管理、社内行事の運営、問い合わせ対応、さらにはオフィス環境の整備など、総務が担当する業務範囲は非常に幅広いです。限られたリソースの中ですべてをカバーしようとすると、一人ひとりの担当者に大きな負担がかかり、人手不足がさらに深刻化します。
アナログ業務が多い
紙ベースの書類管理や手作業でのデータ入力、郵便物の仕分けなど、アナログで行われている業務が多いのも総務の特徴です。これらの作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーが起きやすいのも難点です。
業務を効率化するメリット
生産性の向上
まず大きなメリットは、単純作業にかかる時間が削減されることで、担当者がより付加価値の高い業務に集中できる点です。デジタル化の促進により、データの検索や書類作成がスムーズになり、社員のモチベーションもアップします。
コストの削減
業務効率化により、作業時間そのものが短縮されるため、人件費や残業代の削減につながります。さらに、アナログ業務が減ることでミスによる手戻りやクレーム対応のコストも軽減でき、心理的負担も減らすことができます。
業務を効率化する手順
現状の業務を可視化
まずは、現状の業務内容をすべて書き出し、どの担当者がどれだけの時間を費やしているのかを明確にします。具体的には、郵便物の管理にどのくらい時間を割いているか、他の業務と重複していないかなど、具体的な実態を把握することが重要です。
課題の抽出と特定
可視化によって洗い出した業務の中から、重複していたり無駄になっていたり、時間がかかっている原因を見つけ出しましょう。属人化している部分があれば、マニュアル化や分担方法の見直しを検討することが効果的です。
解決策の検討と実行
課題に対してどのような解決策を取るかを決め、具体的な数値目標を設定します。たとえば、「郵便物の仕分け時間を1日1時間→30分に削減する」「紙書類を50％デジタル化する」といった形です。費用対効果を見積もりつつ、優先度の高い業務から着手しましょう
効果の測定と検証
効率化を実行したら、定量的なデータ（作業時間、コスト削減額など）と定性的なデータ（担当者の満足度など）を集めて検証します。改善が不十分な部分には再度メスを入れ、より効果的な方法を試行しましょう。継続的にPDCAサイクルを回すことが大切です。
業務を効率化するツール
チャットツール
メールよりも手軽かつスピーディーにコミュニケーションが取れるチャットツールは、総務の問い合わせ対応や情報共有を活性化させます。また、ツールによってはセキュリティ面も強化されており、社外とのやり取りやデータ送受信にも活用できます。
日程調整ツール
会議や面接などのスケジュール調整は、何往復ものメールのやり取りが負担となります。日程調整ツールを活用することで、空いている時間を自動的に提示し、ダブルブッキングを防止しながらスムーズに予定を確定できます。
タスク管理ツール
タスクの進捗を可視化し、担当者ごとに「いつまでに何をすべきか」を明確に共有できます。漏れや重複を減らし、進捗を管理画面でひと目で確認できるため、業務効率と透明性が一気に高まります。
ペーパーレス化ツール
書類の電子化をサポートするツールを導入すれば、検索性や共有のしやすさが大幅に改善します。また、ペーパーレス化によって物理的な保管スペースも削減でき、セキュリティ強化にもつながります。
まとめ
属人化や業務量の多さ、アナログ作業が引き起こす負担を解消するためには、まず現状を可視化し、課題を抽出して、具体的なツールや対策を導入することが重要です。総務部門がうまく機能すれば、会社全体の生産性やコスト削減効果は飛躍的に高まります。
もし「これ以上総務の業務に時間を取られたくない」「コア業務に集中したい」とお考えであれば、総務業務効率化サービス「atena」の導入がおすすめです。郵便物の受取やデジタル化など、郵便物管理を一元化し、属人化を防ぎつつコストも削減できます。
ぜひ一度、導入を検討してみてください。負担を減らし、より戦略的な仕事に時間とリソースを割けるようになるはずです。
